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Notre client, organisme professionnel du secteur de l’assurance, recherche un Assistant de Direction F/H.
Rattaché au Directeur de l’organisme vos principales missions seront :
1. Assistanat de Direction
- Gérer l’agenda de la direction : planification des réunions, déplacements et événements.
- Préparer et organiser les réunions (ordre du jour, comptes rendus, suivi des décisions).
- Traiter les courriers, emails et appels entrants/sortants (faible charge).
- Assurer la gestion des contacts (faible charge).
- Gérer certaines tâches administratives (commandes, notes de frais, etc.).
- Superviser les archives et la documentation de la direction.
2. Coordination et suivi des projets
- Assurer le suivi des projets stratégiques en collaboration avec les différents services.
- Participer à l’élaboration de rapports, tableaux de bord et présentations pour la direction.
- Suivre les indicateurs de performance et relancer les interlocuteurs concernés.
3. Organisation et suivi des instances : Bureaux, Conseils d’administration, Assemblée générale annuelle
- Organisation de la partie administrative des Conseils d’administration et de l’Assemblée générale ;
- Envoi des convocations pour les Conseils d’administrations et Assemblée générale ;
- Recueil et suivi des pouvoirs ;
- Rédaction des procès-verbaux ;
- Interface entre les différents acteurs ;
4. Communication interne et externe
- Servir de point de contact entre la direction et les parties prenantes internes et externes.
- Participer à la mise en ligne d’articles et études sur le site internet et réseaux sociaux.
- Préparer les supports de communication pour des réunions, présentations ou événements.
- Participer à l’organisation d’événements ou séminaires de la direction.
PROFIL
- Formation BTS Assistanat ou DUT Gestion des Entreprises et des Administration ou équivalent ;
- Expérience consolidée de plus de 5 ans ;
- Expérience de gestion de Conseil d’administration et Assemblée générale serait appréciée ;
- Intérêt marqué pour la communication et les outils digitaux.
COMPÉTENCES ET QUALITES ATTENDUES
Savoir :
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Compréhension des enjeux organisationnels et stratégiques d’une entreprise.
• Connaissance des pratiques administratives et de gestion.
Savoir-faire :
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
• Compétences en gestion et suivi des contenus numériques.
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus.
Savoir-être :
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe.
• Proactivité et créativité dans la gestion des contenus numériques.
Poste en CDI à pourvoir dès que possible, basé à Paris 8ème
Télétravail : 2 jours par semaine après période d’autonomie
Rémunération : 40-45k€ selon profil, nombreux avantages