L'un de nos clients spécialiste en architecture d'intérieur et rénovation, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour assister la Directrice Générale. Ce rôle clé implique une gestion administrative, comptable et organisationnelle au quotidien on recherche quelqu'un de pointilleux qui accompagnera la directrice qui est très régulièrement sollicitée et à l'extérieur en gros c'est pour lui dégager du temps et optimiser ses journées
Missions principales :
Assistance à la Directrice Générale :
- Organisation des réunions et préparation des documents nécessaires.
- Suivi des tâches quotidiennes et gestion des documents administratifs.
- Coordination des demandes administratives avec les services internes.
- Gestion des mails de la direction et actions à suivre.
- Gestion de l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements).
Gestion des factures et des paiements :
- Vérification des factures et gestion et suivi des paiements dans les délais.
- Mise à jour des calendriers d'échéance et suivi des dépenses.
Communication interne :
- Assurer la communication entre la direction et les équipes.
- Préparer des compte-rendu, rapports et suivre les actions post-réunion.
- Coordination des demandes administratives avec les services internes.
Gestion des services généraux :
- Veiller à l'approvisionnement et à la gestion des services généraux, incluant les fournitures de bureau et les services de restauration pour l'équipe.
- Gestion des coursiers.
Profil recherché :
- Formation Bac +2 minimum en gestion comptable, secrétariat, ou équivalent.
- Expérience de 3 à 5 ans minimum en tant qu'Assistant(e) de Direction ou dans un rôle similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint).
- Bonne capacité d'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Autonomie, réactivité, et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Conditions :
- Poste en CDI, à pourvoir immédiatement.
- Lieu : Paris 17ème.
- Rémunération : Selon profil.
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.