MISSIONS
- Accueillir, orienter, renseigner et inscrire aux différents services le public;
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses missions.;
- Assister l'équipe de direction dans l'organisation du travail administratif du service;
- Accueil physique et téléphonique du public : accueillir le public avec amabilité / prendre des messages, dispatcher les informations sur les différents services / prendre les inscriptions / conseiller les usagers et les agents sur les procédures;
- Gestion des inscriptions : saisir les dossiers d'inscriptions sur le logiciel de gestion / gérer les inscriptions depuis le portail familles;
- Gestion comptable : préparer les bons de commande en lien avec les responsables / traiter les factures (contrôle, ventilation et transmission en comptabilité);
- Gestion des ressources humaines : assister les directrices dans la gestion des remplacements / mettre à jour le tableau de gestion des remplacements des agents de l'accueil de loisirs;
- Réalisation de travaux bureautiques : prendre des notes et mettre en forme tous type de courrier, mail / réaliser les documents d'inscriptions, de suivi concernant les services de l'accueil de loisirs / réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers / mise à jour RGPD;
- Communication : gérer la communication sur le portail familles : mise en ligne des plaquettes, publications, événements, photos, etc. / mettre à jour le site internet
MISSIONS COMPLEMENTAIRES (7h/semaine)
- Communication : élaborer, en lien avec les directrices, les plaquettes et affiches pour chaque période de vacances, fêtes de fin d'année / élaborer les supports de communication pour la rentrée scolaire : plaquettes, affiches, dossiers d'inscriptions, etc;
- Gestion des inscriptions : actualisation QF Caf (2 fois/an) / édition des attestations fiscales / élaborer les factures aux familles.
Diplôme dans le domaine administratif exigé
SAVOIR :
- Règle de l'expression orale et écrite de qualité;
- Techniques de secrétariat, notions d'organisation et de gestion du temps de travail;
- Procédures du service;
- Logiciel bureautique;
- Cadre réglementaire régissant les établissements accueillant du public (jeune enfant, mineur et jeune adulte);
- Réglementation sur la protection des mineurs et instructions et recommandations
départementales ;
- Réglementation relative à l'organisation d'accueil de jeunes et la mise en œuvre d'activités.
SAVOIR-FAIRE :
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes;
- Appliquer les règles de communication et de protocole;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations;
- S'adapter aux publics de cultures différentes;
- Adapter son intervention aux différents publics.
SAVOIR ETRE :
- Sens de la hiérarchie;
- Sens du travail en équipe;
- Sens des relations avec les équipes et les usagers et les acteurs éducatifs (directeurs d'école et enseignants);
- Notion du service public;
- Sens de la relation aux équipes;
- Sens pédagogique, relation à l'enfant, attitude éducative;
- Autonomie dans le travail tout en rendant compte;
- Disponibilité/Réactivité;
- Rigueur.
Situé au cœur de la vallée du Doubs, le siège de la Communauté de Communes Doubs Baumois se trouve à Baume les Dames, ville dynamique desservie par une gare et un accès autoroutier à 5 minutes.
Etendue sur un territoire de 58 communes, la CC Doubs Baumois est une intercommunalité en développement constant depuis 2017 (transferts de compétences d'envergure).
Aujourd'hui elle gère de nombreux services à la population tels que le service scolaire, le service petite enfance/enfance/jeunesse, la collecte des déchets ménagers, le développement économique, l'assainissement et prochainement l'eau.
L'accueil de loisirs de Baume les Dames est un accueil de 350 mineurs de 3 à 11 ans encadré par 2 directrices, 2 adjoints et une équipe d'une trentaine d'agents.
Il s'occupe de la prise en charge des enfants scolarisés sur les temps périscolaires et méridiens ainsi que sur les mercredis et les vacances.
Il recherche un assistant de gestion administrative (H/F) dont le rôle sera d'accueillir, orienter et inscrire le public aux différents services tout en assistant l'équipe de direction, composée de 4 personnes, dans l'organisation du service.