Rattachement Hiérarchique : Directeur de la base de voile Tom Souville/Directeur du Département des Sports/DGA PT
Affectation géographique : Base de voile et de loisirs Tom Souville.
Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative - accueil et assistance à la comptable / Adjoint Administratif Territorial
Activités :
* Réalisation et mise en forme de courriers et tableaux
* Réception, traitement et diffusion d'informations
* Accueil téléphonique et physique
* Organisation et planification des réunions
* Rédaction de compte-rendu de réunions
* Accueil des personnes en rendez-vous
* Suivi des opérations comptables du service (engagements, gestion des factures, bons de livraison et tableaux d'engagement)
* Commande aux fournisseurs
* Planification et accueil des groupes en séjour
* Statistiques mensuelles de fréquentations
* Facturation interne (groupes, clsh, séminaires...)
* Gestion des conventions d'utilisation
* Suivi du panneau d'information sur l'organisation du travail
* Référent archives
Vous êtes...
Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.
Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.
Vous connaissez :
* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires
* le contexte et les enjeux de la collectivité
* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
* les instances de décision de la collectivité
* le fonctionnement des services des collectivités
* les principes rédactionnels du compte rendu
* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Vous maitrisez :
* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés
* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances, logiciels spécifiques (Accès, SPAC, GEO...)
* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)
* les notions d'organisation et de gestion du temps
Vous êtes capable :
* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* de vous exprimer correctement oralement et par écrit
* de concevoir et suivre des outils de planification
* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* de rechercher des informations, notamment réglementaires - vérifier la validité des informations traitées
* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Assistant(e) Administratif(ve)