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Communauté d'Agglomération Versailles Grand Parc
Postée il y a 22 heures
Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :
Missions principales services développement économique et ville intelligente :
Assurer l’accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,
Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendezvous, organisation des déplacements …),
Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l’organisation d’événements et de manifestations (salons, colloques …) des services
développement économique et ville intelligente.
Missions ponctuelles :
Accueil à la Maison des Entreprises
Missions principales affaires générales :
Accueil
Orientation des visiteurs, élus, partenaires, …
Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message
Réception des livraisons, dispatch aux destinataires
Gestion de l’affichage à l’accueil, informations et documents mis à disposition du public
Gestion du courrier / mails / parapheurs
Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch
Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs
Distribution journaux auprès des services
Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes
Logistique interne
Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés
Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents
Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes
Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, …
Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux
Assistanat
Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock
Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux
En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)
Missions ponctuelles :
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)
Surveillance stationnement / parc véhicule
Appartenance à un ou des groupes de travail :
Groupe prévention des risques
Formation :
Niveau BTS services accueil assistance
Expérience :
Expérience sur un poste similaire appréciée
Savoir-faire :
Maitriser les outils bureautiques Word, excel, ppt
Savoir travailler en équipe
Maitrise des outils numériques
Culture générale
Organigramme
Techniques rédactionnelles
Savoir-être :
Sens de l’accueil
Bonne présentation
Qualités relationnelles
Rigueur
Esprit d’équipe
Conditions d'emploi
Cycle de travail :
Poste à 36h /semaine
Contrainte(s) liée(s) au poste :
Encadrement de stagiaires
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
Direction communication et affaires générales
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux