Assistant services économique et accueil, administratif, logistique

Communauté d'Agglomération Versailles Grand Parc

Les missions du poste

Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :

Missions principales services développement économique et ville intelligente :

Assurer l’accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,

Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendezvous, organisation des déplacements …),

Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l’organisation d’événements et de manifestations (salons, colloques …) des services

développement économique et ville intelligente.

Missions ponctuelles :

Accueil à la Maison des Entreprises

Missions principales affaires générales :

Accueil

Orientation des visiteurs, élus, partenaires, …

Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message

Réception des livraisons, dispatch aux destinataires

Gestion de l’affichage à l’accueil, informations et documents mis à disposition du public

Gestion du courrier / mails / parapheurs

Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch

Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs

Distribution journaux auprès des services

Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes

Logistique interne

Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés

Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents

Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes

Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, …

Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux

Assistanat

Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock

Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux

En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)

Missions ponctuelles :

Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)

Surveillance stationnement / parc véhicule

Appartenance à un ou des groupes de travail :

Groupe prévention des risques

Le profil recherché

Formation :

Niveau BTS services accueil assistance

Expérience :

Expérience sur un poste similaire appréciée

Savoir-faire :

Maitriser les outils bureautiques Word, excel, ppt

Savoir travailler en équipe

Maitrise des outils numériques

Culture générale

Organigramme

Techniques rédactionnelles

Savoir-être :

Sens de l’accueil

Bonne présentation

Qualités relationnelles

Rigueur

Esprit d’équipe

Conditions d'emploi

Cycle de travail :

Poste à 36h /semaine

Contrainte(s) liée(s) au poste :

Encadrement de stagiaires

Nombre de jours de congés :

25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages :

Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance

Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%

Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)

Bienvenue chez Communauté d'Agglomération Versailles Grand Parc

Direction communication et affaires générales

Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Lieu : Versailles
Contrat : CDI
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