L'assistant administratif devra contribuer à l'organisation de la cellule administrative du pôle ressources et assurer la gestion de diverses tâches administratives et de gestion de courrier pour la direction générale adjointe aménagement urbain et transition écologique.
Gère le courrier de la Direction : diffusion, gestion des délais de réponse, gestion des parapheurs, tableaux de bord de suivi,
Développe et organise la gestion dématérialisée du courrier dans les directions via l’application Maarch,
Rédige des réponses aux administrés et autres interlocuteurs en s’attachant à obtenir les éléments techniques auprès des différents interlocuteurs, directions techniques, direction générale et élus selon la nature de la réclamation,
Assure l’interface avec le délégataire du stationnement payant des demandes de contestation des FPS soumises à la Commission Communale du Stationnement Payant, effectue un suivi des dossiers et le cas échéant apporte une réponse aux demandeurs
Rédige les rapports de délibération soumis en conseil municipal en lien avec les directions opérationnelles, assure l’interface avec le service des assemblées, préparation des délibérations et intégration des documents dans le logiciel métier dédié
Apporte une assistance administrative à la gestion des dossiers liés à l’exécution des marchés publics
Rédaction d’arrêtés de stationnement et permissions de voirie en lien avec la direction opérationnelle –suivi des encaissements via le logiciel métier
Suivi des tâches des 2 secrétaires administratives et accompagnement, relai sur leurs tâches
Gestion administrative de dossiers en interaction avec les directions opérationnelle
Rédaction de compte rendu de réunions ou synthèse de documents
Tâches diverses de secrétariat (gestion de tableaux de suivi, saisie de données…)
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
Titulaire d'un Baccalauréat voir Licence AES
Compétences :
Savoir
Forte maîtrise rédactionnelle : Savoir rédiger des courriers, notes pouvant revêtir une sensibilité politique en faisant appel à des données techniques
Savoir rechercher des informations auprès des bons interlocuteurs
Savoir gérer des dossiers avec des temporalités différentes
Appétence pour la polyvalence des tâches
Savoir gérer des dossiers faisant appel à des compétences multiples (notions budgétaires, marches publics)
Savoir écouter, accompagner
Savoir faire passer des messages
Savoir rendre compte
Savoir respecter des délais et échéances
Savoir définir les priorités et s’organiser
Savoir travailler en transversalité
Savoir faire
Maîtrise de l’outil informatique, Word et Excel
Maîtrise du logiciel courrier Maarch est un plus, aisance ou capacité à s'approprier facilement un logiciel métier
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité
connaissance des fondamentaux marchés publics
Savoir être
autonomie
travail en équipe et dans la transversalité
prise d’initiative
capacité d’adaptation
qualité relationnel
gestion des conflits
Esprit constructif, appétence pour le travail en équipe en transversalité, autonome dans le travail, prise d'initiative
Les spécificités liées au poste : Jours et horaires de travail : Lundi- vendredi
37h30 hebdomadaires -
Vous bénéficierez au sein de notre collectivité : remboursement Pass Navigo 75% ou forfait mobilité durable, rémunération statutaire et indemnitaire selon expérience, prime annuelle, CNAS, mutuelle et prévoyance (non obligatoire) aide à la préparation aux concours et l'accès à la formation tout au long de la carrière.
C'est dans ce contexte que la ville recrute pour sa Direction générale de l'aménagement urbain et de la transition écologique : son/ sa assistant (e ) de gestion administrative (H/F) du pôle technico-administratif et comptable des services techniques.