Offre d'emploi Gestionnaire des festivités et référent(e) des associations- Jeunes d’Avenirs

Les missions du poste

1. FESTIVITES
- ORGANISATION ET MISE EN PLACE DES RECEPTIONS

• Agencement de la salle

• Mise en place de la décoration

• Commande, récupération des ingrédients, boissons…

• Préparation de mets complémentaires

• Service pendant la réception

• Rangement après le service

• Gestion des demandes de matériel (organisation, transmission, classement) pour manifestations de la mairie auprès des partenaires et/ou collectivités

• Préparation et organisation des festivités en lien avec le RST

• Rédaction des divers courriers à soumettre à la signature de Mme le Maire

• Etablissement des déclarations SACEM
- REGISSEUR des FESTIVITES

Effectue des opérations d'encaissement de recettes, pour le compte du comptable assignataire. Encaisse des recettes dès que le service a été rendu afin d'abonder rapidement la trésorerie de la collectivité.

• Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité

• Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public

• Gestion des impayés

• Tenue comptable de la régie de recettes

• Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

2. RÉFÉRENT(E) ASSOCIATIONS

• Centralise les différentes demandes des associations et fait le lien avec les différents services :

Gestion des demandes des associations (interface avec les autres services, gestion du stock et des demandes de matériel)
- COORDONNATRICE ENTRETIEN SALLE POLYVALENTE

• Aide à l'organisation du nettoyage des locaux

* Consignes données aux agents affectés à l'entretien de la salle, en lien avec le planning d'utilisation de la salle.

* Vérifier l'état de propreté des locaux
- GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SALLE POLYVALENTE

* Tenue du planning

* Gestion de la location du matériel

* Gestion des courriers/mails/fax de réservation

* Etats des lieux entrants et sortants (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)

* Visites pour location (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)

* Gestion du planning de l’agent affecté à la salle en lien avec la RH

* Elaboration de courriers, notes, tableaux…
- MINIBUS MUNICIPAL :

• Gestion des réservations, de l’état des lieux et entretien non mécanique du véhicule avec désinfection.

Le profil recherché

SAVOIRS :

• Code général des collectivités territoriales,

• Organisation de la collectivité

• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

• Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics

• Connaître et respecter les procédures administratives

• Maîtriser les techniques rédactionnelles

• Maîtriser les techniques de bureautique

• Connaître et maîtriser les logiciels Microsoft Office

SAVOIR-FAIRE :

• Information des usagers et des services

• Gestion et suivi des dossiers

• Procédures de contrôle

• Tableaux de bord et indicateurs

• Actes et écrits administratifs

• Règles de classement et d’archivage des dossiers papiers et numériques

• Techniques et outils de planification

• Logiciels métiers

SAVOIR-ETRE :

• Sens de l’accueil et du service public

• Rigueur comptable

• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

• Respect de la confidentialité

• Forte capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et forte réactivité

• Travailler en transversalité

• Capacité d’écoute et à s’exprimer

Bienvenue chez COMMUNE DE CHATEAUNEUF-DU-RHONE

A la suite du prochain départ à la retraite d'un agent, la municipalité a souhaité réorganiser les missions.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous serez le point d'entrée pour la gestion des festivités et le référent(e) des associations.