MISSION PRINCIPALE :
Accueil :
• Assurer l'accueil physique & téléphonique des résidents, des familles
• Assurer 1’accueil des représentants, des partenaires,
• Assurer l’accueil téléphonique
• Transmettre les diverses informations, classer
• Oriente et renseigne le public vers la personne compétente au sein de l'établissement et le cas échéant prend, transmet le message et filtre les appels
Courrier :
• Enregistrer le courrier « arrivée »
• Préparer et enregistrer le courrier « départ »
• Classer dans le parapheur le courrier pour la direction
• Distribution du courrier des habitants et/ou réexpédition vers les familles ou tuteurs
• Porter les signatures en mairie et les récupérer
Habitants :
• Mise à jour de la liste des habitants,
• Remettre au futur habitant ou sa famille les DPC (Contrat de séjour et règlement de fonctionnement)
• Préparation du contrat de séjour lors d’une nouvelle entrée, l’ensemble des documents permettant la création du contrat en lien avec le cadre de santé et/ou le directeur
• Etablissement de l’ensemble des contrats de séjours en lien avec les habitants (un pour l’habitant lui-même et l’autre au format informatique scanner) en lien avec le directeur
• Créer et gérer les dossiers administratifs des habitants
• Suivi des dossiers de tutelles : jugements, liaisons avec les tuteurs...
• S’assurer de la mise à jour des dossiers des habitants (mutuelle, assurance,)
• Courriers aux familles, aux habitants pour informations, invitations,
• Tenir la petite boutique de la résidence à disposition des habitants
• Tenir à jour les cahiers pour les rendez-vous de nos habitants pour le podologue et coiffeur en lien avec TITAN
• Tenir le bistro des familles une matinée ou une après-midi par semaine
Soins :
• Saisir les rendez-vous médicaux des habitants et préparer le déplacement de ceux-ci si nécessaire en lien avec le médecin coordonnateur de l’établissement et/ou le pôle IDE
• Transcrire sur TITAN le dossier du nouvel habitant
Vie administrative de l’établissement en lien avec le/la responsable qualité, le directeur, la gouvernante :
• Présence aux CODIR et faire les comptes rendus chaque semaine en lien avec le directeur
• Préparer l’OdJ réunion du CCAS & prendre les délibérations du conseil d’administration du CCAS en lien avec le directeur
• Préparer l’OdJ de la commission des menus et compte rendu en lien avec la gouvernante et le chef de cuisine
• Préparer l’OdJ du CVS et compte rendu en lien avec le directeur
• Tenir à jour l’ensemble des documents obligatoires sur le comptoir d’accueil (le contrat de séjour, le règlement intérieur, le CR du CVS, le CR de la commission des menus, les différents arrêtés de l’ARS et du Département, les tarifs ….).
Savoir-faire :
Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations S'adapter aux publics de cultures déférentes
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Internet, Powerpoint...)
Avoir de la rigueur dans la transmission des informations et la réalisation de ses actes,
Savoir-être :
Discrétion, écoute, tolérance, patience
Faire preuve de sang-froid, maîtrise de soi (calme et diplomatie)
Faire preuve de bon sens et de discernement
Conscience professionnelle : soin que l’on porte à son travail à faire son métier (discrétion, respect de la relation humaine, empathie, respect du matériel et des locaux ...)
Esprit d’initiative dans les limites de ses compétences
Savoir travailler en équipe
Savoir être autonome et rigoureux
Premier contact avec les familles, les habitants, les intervenants extérieurs . . . la secrétaire chargée de l'accueil et du standard doit en transmettre une image à la fois professionnelle mais aussi chaleureuse.