- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- traiter les demandes d'inscription à l'école ;
- gérer le recensement citoyen ;
- gérer les locations de salles ;
- gérer les demandes des associations ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière ;
- remplacement ponctuel de la secrétaire de mairie (comptabilité/ budget, ressources humaines, conseils municipaux, etc.)
- SAVOIRS :
- avoir les connaissances nécessaires pour exercer ses missions (état civil, urbanisme, comptabilité publique, élections, statut de la fonction publique et ressources humaines)
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE :
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Travail en équipe avec la secrétaire de mairie
Remplacement de la secrétaire de mairie ponctuellement