Lille Métropole Habitat, le bailleur social de la Métropole Européenne de Lille, est un acteur majeur du logement social et de la politique d'aménagement du territoire métropolitain.
Rattaché(e) au Directeur d'Agence, l'assistant(e) de gestion administrative (H/F) assiste le directeur d'agence dans l'élaboration, la gestion et le suivi administratif de dossiers, et/ou de documents spécifiques. Fait le lien entre les différents départements et agences. Transmet, remonte et diffuse les informations auprès de sa hiérarchie et des collaborateurs des agences et des départements.
1. Assurer la gestion administrative du directeur d'agence
o Gérer la prise de RDV et les appels téléphoniques, la programmation de réunions dans l'agenda du directeur d'agence avec préparation en amont des éléments et assurer la rédaction des comptes rendus,
o Etablir et mettre en forme des documents spécifiques (présentation PowerPoint, tableaux de bord) à la demande du directeur d'agence,
o Participer à des réunions spécifiques ICL, comité de direction d'agence, rédiger les comptes rendus (assurer les relances, les réponses apportées et la diffusion),
o Préparer et participer si besoin à des réunions publiques (ex : thèmes copropriétés, revues de projet, réhabilitation),
o En lien avec le Cadre Propreté, apporter un argumentaire, dans le cadre de la régularisation des charges, à la filière gestion locative,
o Gestion des courriers arrivés en agence (siège, boite aux lettres) et l'archivage lié à son domaine d'activités,
o En lien avec les filières technique, gestion locative et propreté apporter une aide à la rédaction de courriers spécifiques.
2. Assurer la gestion RH du personnel de l'agence
o Assurer le relai auprès des Ressources Humaines pour la gestion des arrêts maladie, les déclarations d'accident de travail selon la procédure définie,
o Assurer le relai RH auprès de l'ensemble des collaborateurs de l'agence pour tout type de questions
o Rédiger les rappels à l'ordre de 1er niveau en lien avec la hiérarchie,
o Transmettre tous les éléments variables au service paie (jours de remplacement, heures supplémentaires, frais de transport),
o Veiller à l'approvisionnement des boites à pharmacie en agence et dans les locaux de proximité en lien avec la filière technique,
En collaboration avec le Cadre Propreté et le Gestionnaire Propreté :
o Veiller à la continuité de service sur le terrain en ayant un rôle d'alerte
o Déclencher la prestation de nettoyage selon la procédure définie dans le respect de la régularisation des charges et de la ventilation patrimoniale,
o Saisir et suivre les ventilations des équipes dans la GTA
3. Assurer la gestion comptable et budgétaire au sein de l'agence
o En collaboration avec le Cadre Propreté et le Gestionnaire Propreté*, assurer la gestion des commandes de prestations de nettoyage respectant les imputations comptables,
o Gérer, les évènementiels et les moments de convivialité en agence en lien avec les services concernés,
o En lien avec le service technique et le service charges, assurer la gestion et le suivi du tableau de bord de consommation d'ampoules.
4. Assurer le rôle d'interface auprès des directions fonctionnelles et/ou services
o Rédiger les courriers de réponse à destination des différents services en interne
o Gérer le stock papeterie
o En lien avec la filière propreté, assurer la gestion d'anomalies auprès du service charges notamment pour la régule de charges et ou la récupération du personnel de terrain,
o Être référent auprès de l'ensemble des prestataires pour toutes situations spécifiques : suivi du parc véhicule (prise de RDV), fontaines à eau, photocopieurs, nettoyage des locaux, DAE, récupérations containers papier, fiches SST
o Dans le cadre d'une réhabilitation ou de travaux spécifiques, préparer les courriers, saisir les données du questionnaire marketing pour établissement de graphiques pour exploitation et analyse en lien avec les services concernés
o Repère et remonte les situations sociales anormales auprès du médiateur et / ou Directeur d'agence ; le cas échéant, faire le lien avec les services concernés
5. Intégrer les nouveaux collaborateurs au sein de l'agence
o Accompagner les nouveaux collaborateurs en présentant les processus, outils existants, les collaborateurs d'agence et le rôle de l'assistant gestion administrative,
o Faire le lien avec les Moyens Généraux pour l'accréditation des droits du collaborateur pour l'accès au pool véhicules en agence
- Diplômé(e) d'un Bac +2 ou expérience équivalente
- Qualité rédactionnelle
- Prise de notes / rédaction de comptes rendus
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir suivre les budgets
- Connaissance des divers dispositifs RH (gestion du personnel)
- Connaissance des réglementations en matière de droit social
- Connaissance des procédures RH (intégration, accident du travail, indemnités)
- Maîtrise des règles de l'entreprise
Savoir être :
- Réactivité
- Esprit de synthèse
- Adaptation
- Travail en équipe et en transversalité
- Organisation
- Rigueur
- Anticipation
- Aisance relationnelle
- Confidentialité
- Neutralité
- Maîtrise de soi
- Diplômé(e) d'un Bac +2 ou expérience équivalente
- Qualité rédactionnelle
- Prise de notes / rédaction de comptes rendus
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir suivre les budgets
- Connaissance des divers dispositifs RH (gestion du personnel)
- Connaissance des réglementations en matière de droit social
- Connaissance des procédures RH (intégration, accident du travail, indemnités)
- Maîtrise des règles de l'entreprise
Savoir être :
- Réactivité
- Esprit de synthèse
- Adaptation
- Travail en équipe et en transversalité
- Organisation
- Rigueur
- Anticipation
- Aisance relationnelle
- Confidentialité
- Neutralité
- Maîtrise de soi