Rattaché.e au directeur de la jeunesse, l’assistant(e) de direction l’assiste afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, suivi de dossiers, accueil, ...). Il (elle) organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et travaille en collaboration avec la responsable administrative et financière sur les dossiers de la direction Jeunesse. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Vos missions :
o Rechercher, préparer, et assurer une assistance organisationnelle, dans l’instruction des dossiers de la direction et leur suivi
o Assurer la gestion journalière de l’agenda électronique du directeur et de la messagerie électronique, préparer les dossiers y afférents
o Gérer la tenue du secrétariat de la direction (courrier, note, rapport…)
o Organiser et préparer les diverses réunions avec des intervenants internes et externes
o Participer, saisir et diffuser les comptes rendu de réunions de direction
o Organiser les déplacements du directeur
o Travailler en collaboration avec le (la) responsable administratif.ve et financièr.e sur les dossiers de la direction
o Gérer le planning des congés du personnel de la direction
o Assurer la relation avec l’équipe de la direction, les autres directions et services municipaux, la Direction Générale, le secrétariat des Elu(e)s, les Elu(e)s, les associations locales, les organismes et administrations extérieurs.
Votre profil :
• Titulaire d’un diplôme bac/bac+2minimum
• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Coriolis…)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des procédures décisionnelles
• Connaissances de l’environnement territorial
• Connaissances des méthodes de gestion administrative
• Expérience similaire confirmée
• Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et d’écoute
• Bonne aisance rédactionnelle
• Avoir le sens du travail en équipe
Située aux portes de Paris, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, la ville d'Ivry-sur-Seine offre à l'ensemble de ses 64 000 habitants des services et équipements publics variés et de qualité, qui s'inscrivent dans un projet municipal innovant, citoyen, solidaire et porteur de transition écologique. Fortement attachée aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, d'émancipation et d'accès aux droits, Ivry-sur-Seine met au cœur de son ambition sociale et écologique la participation de l'ensemble des Ivryen.ne.s et des agent.e.s.