Au sein du département Finances et achats (DFA), l’unité Gestion des achats et marchés (GAMA) est en charge de la passation et du suivi des achats de travaux, prestations et fournitures pour les clients internes.
L’assistant(e) marchés publics et achats est gestionnaire des engagements juridiques, établit les commandes à l’attention des fournisseurs à partir des demandes d’achat dématérialisées et/ou des marchés, en liaison avec les acheteurs et l’agence comptable. Il/Elle intervient également, en support des directions et départements, pour la réalisation des différentes étapes du processus achats depuis la validation du service fait jusqu’au traitement de la facture. IL/Elle assiste les acheteurs dans la passation et le suivi des marchés publics.
A ce poste, les principales missions se décomposent de la façon suivante :
➢ Gestion, suivi et publicité des appels d’offres :
-Il/Elle assiste les acheteurs pour la rédaction des documents contractuels du marché, dans le sourcing de nouveaux fournisseurs, administre les appels d’offres sur les plates-formes dédiées avec passation des publicités et organise les prises de rendez-vous et les réunions d’auditions. Il/Elle supervise le tableau de bord achats permettant de suivre l’évolution de l’activité.
➢Appui à la gestion des marchés, gestion des demandes d’achat et contrôle/suivi des commandes :
-Il/Elle déploie les marchés notifiés dans les outils de gestion, en lien avec les gestionnaires de marché, contrôle, impute et traite les demandes d’achat, négocie ponctuellement les tarifs et enregistre les gains obtenus. Il/Elle assure le contrôle des commandes y compris les écarts de facturation.
➢Interface avec différents interlocuteurs et organisation :
− Il/Elle assure une communication constante, anime et joue un rôle d’interface, en externe, avec les fournisseurs et la Direction des Achats de l’Etat (DAE), via la gestion de dossiers complexes, le traitement des réclamations, la négociation des conditions de règlements), en documentant ces opérations ;
− En interne, il/elle conseille les demandeurs, les alerte sur les dérives, gère les pénalités, prend des initiatives dans la résolution des dossiers ou face à des aléas ;
− Au quotidien, il/elle sait hiérarchiser, planifier et adapter ses tâches, en sachant innover et faire évoluer les procédures de son périmètre d'activité.
L’assistant(e) achats et marchés publics réalise ces tâches dans le respect des règles comptables de la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) et du code de la commande publique, des procédures achats et plus généralement des procédures ISO 9001 en vigueur. Il/Elle a pour rôle de rappeler, si nécessaire, aux demandeurs et aux fournisseurs le respect de ces règles.
Il/Elle optimise les processus, participe à la révision de la documentation qualité dans son périmètre d’activité, et actualise la documentation utilisateur de l’outil. Il/Elle prend part à l’animation d’ateliers de présentation du processus achats.