Sous la responsabilité de la Directrice des Opérations, et de la Responsable du Pôle Hospitalité et Célébrations, le coordinateur évènementiel a en charge la construction et la gestion des projets ainsi que leur suivi opérationnel sur site pour les parties prenantes à la compétition, les VIP, les volontaires et le staff WorldSkills France, WorldSkills France Events; Il/Elle coordonne les demandes pour l'organisation de conférences, réunions, ou tout autre événement lié au programme du département Hospitalité et Célébrations. Il peut venir en renfort opérationnel sur l'organisation des dîners spéciaux, des soirées cocktails et des cérémonies. Il s'assure du respect des normes de sécurité sur tous les points d'organisation sous sa responsabilité.
Il/elle assure ses missions en lien étroit et continue avec :
- Les départements Gestion de site et Production technique, en charge de l'organisation globale sur toutes les compétitions.
- Les départements Marketing/Activation et partenariats, chargé de coordonner et identifier les besoins pour les partenaires privés en termes de prestations réunions.
- La direction générale, chargé de coordonner et identifier les besoins pour les partenaires institutionnels en termes de prestations de conférences.
- Le département communication, chargé de coordonner et identifier les besoins en espaces médias et réunions pour les partenaires médias.
Le coordinateur événementiel sera notamment en charge de :
- Coordination des réunions / conférences :
- Le suivi de projet avec le(s) prestataire(s) sélectionné(s) sur le Parc des expositions
- Le chiffrage des prestations complémentaires pour les événements sur site
- L'établissement et le suivi des propositions commerciales des prestations réunions requises par des partenaires pendant la Compétition Nationale.
- La gestion du planning, le respect des budgets et des dates limites de confirmation
- La formation et la coordination des volontaires sur site pour les accueils des salles de réunion et des espaces VIPs.
- Le pilotage opérationnel des conférences/réunions durant la Compétition Nationale.
- THR :
- La rédaction du roadbook de l'événement avec les informations sur le Parc des expositions (incluant les propositions THR disponibles), les cérémonies et les événements spéciaux
- La gestion de projets liés à l'hospitalité tout au long de l'année incluant l'organisation du THR (Transports, Hébergements, Restauration) sur les évènements de préparation de l'Equipe de France des métiers et des bénévoles à la Compétition Nationale 2025.
- Gestion du THR des partenaires et VIP en lien avec notre Agence externe durant la Compétition Nationale.
De manière transverse, il/elle participera à :
- La réalisation du/des outils de suivi transverse nécessaire(s) à la gestion de projet pour l'Hospitalité, les réunions sur site et les différents événements.
- La proposition des offres de services et des packages en fonction de la typologie de cible et d'événement
- La supervision des contenus des événements (programme des événements, devis, signalétiques.)
- La communication régulière des objectifs et actions du pôle Hospitalité avec les autres départements pour s'assurer de la bonne organisation des événements
Profil & Qualification :
- Une formation événementielle et/ou une expérience hôtelière de 2 ans dans un service congrès/séminaires.
- Une faculté à travailler en gestion de projet avec des directions différentes
- Un sens de l'anticipation et d'esprit d'équipe
- Une aptitude à déléguer et une facilité à synthétiser les points d'avancement des projets
- Rigueur, sens de l'organisation, aisance relationnelle
- Autonomie, respect des délais et des budgets
Type de Contrat :
Au sein de la structure : WorldSkills France Events
Dans le département : Hospitalité et Célébrations
Type de contrat : CDD de mars 2025 jusqu'à fin-novembre 2025
Experience: 2 An(s)
Compétences: Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.