CENTRE HOSPITALIER ALPES ISERE
Postée il y a 16 heures
Le Centre Hospitalier Alpes-Isère recrute un(e) Adjoint(e) administratif (H/F) pour le Pôle Ingénierie, Logistique et Sécurité pour un CDD de 6 mois à plein temps soit 100%.
La fonction « Achats/approvisionnement » réalisée par les acheteurs consiste, sur un ou plusieurs périmètres d'achats, à analyser et prospecter les marchés, choisir les fournisseurs en fonction des impératifs de coûts, de délais, de qualité, de volume, négocier les conditions d'achat et d'approvisionnement des matières, des consommables, produits et services nécessaires à l'établissement et à son fonctionnement.
ACTIVITES PRINCIPALES
-Recensement des besoins par contact avec les demandeurs, visite des services.
-Sélection des fournisseurs.
-Validation auprès des demandeurs.
-Lien/négociation avec les fournisseurs.
-Rédaction des « mini Marchés à Procédure Adaptée (MAPA) » si nécessaire.
-Commande.
-Contrôle des réceptions
-Suivi des approvisionnements.
-Suivi de la livraison et de l'installation dans les services, y compris à l'extra-hospitalier.
-Contrôles et validation des factures.
-Liquidations.
-Suivi des marchés et des contrats.
TACHES
-Acheter les produits, les prestations, dans son domaine :
-Recenser et analyser les besoins des utilisateurs, spécifiques à son domaine.
-Prospecter les fournisseurs et les produits correspondants à la demande.
-Si achat en concurrence, comparer les prix, et rédiger les mini MAPA (Marchés à Procédure Adaptée).
-Négocier avec les fournisseurs lorsque cela est possible.
-Demander et formaliser les devis.
-Passer les commandes du secteur d'activité confié dans le logiciel de Gestion Économique et Financière (GEF) - exprimer une demande d'approvisionnement validée selon la conformité des budgets.
-Contrôler le service fait :
-Suivre les livraisons, les prestations, obtenir les bons de livraison, les bons de prestations.
-Traiter les factures reçues en format papier ou dématérialisées :
-Vérifier la conformité de la facture,
-Recoller la facture avec le couple BC/BL-BP (rapprochement du bon de commande, du bon de livraison avec vérification des données),
-Liquider la facture,
-Traiter les litiges liés à la facturation,
-Archiver les factures associées au BC et BL-BP.
-Faire réaliser aux fournisseurs les ajustements de tarifs, les avoirs, si nécessaire, pour correspondre à la réception et à la commande.
-Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques.
-Traiter les courriers, dossiers et documents relatifs au domaine d'activité (enregistrement, tri, traitements, diffusion, archivage).
-Gérer les relations avec les fournisseurs, les services demandeurs.
-Mettre en œuvre les procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine.
QUALITES METIER ATTENDUES
-Analyser les segments d'achat et les fournisseurs correspondant à son domaine
-Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en en solutions, en devis, en achat, en lignes de commandes
-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
-Organiser et classer des données, des informations, des documents
-Évaluer la qualité d'un produit, une prestation, une solution, relatifs à son domaine
-Négocier des prestations, des contrats, des accords avec les fournisseurs et les interlocuteurs internes
-Utiliser les outils métiers et bureautique
-Utiliser une procédure, une consigne, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
-Travailler en équipe / en réseau
Connaissances associées :
-Achat
-Approvisionnement
-Gestion administrative
-Segment d'achat, produits et fournisseurs
-Logiciel dédié à l'achat public
-Logiciels bureautiques
-Négociation : méthodes et techniques
-Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
-Comptabilité publique
-Réglementation des marchés publics
-Dématérialisation des achats
-Classement et archivistique
-Communication / relations interpersonnelle
Experience: 1 An(s)
Compétences: Organiser le traitement des commandes,Prioriser,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etablissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 800 000 habitants sur les deux tiers Sud-Isère. En effet, une des particularités de cet établissement est d avoir son site principal sur la commune de Saint-Egrève tout en comptant plus de 70 lieux de soins répartis sur l ensemble du territoire.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Organiser le traitement des commandes,Prioriser,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etablissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 800 000 habitants sur les deux tiers Sud-Isère. En effet, une des particularités de cet établissement est d avoir son site principal sur la commune de Saint-Egrève tout en comptant plus de 70 lieux de soins répartis sur l ensemble du territoire.