Accueil téléphonique du public : Renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages, réorienter les appels si nécessaire.
Réception, traitement et diffusion d’informations : Noter, diffuser l’information auprès du responsable énergie, environnement et des différents responsables de service.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et courriers électroniques. Réaliser des compte-rendu de réunion.
Tri, classement et archivage de documents
Gestion du courrier des services techniques : Enregistrer et analyser le courrier arrivé, ventiler le courrier par service, répondre et renseigner. Assurer la correspondance dans le cadre des commissions de sécurité.
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe : Planifier les réunions, rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable énergie, environnement, rédiger et transmettre les invitations.
Exécution, suivi et mise en forme des dossiers administratifs : Rédiger des contrats, des conventions, suivre et transmettre les dossiers.
Rédaction des arrêtés du Maire : Rédiger les arrêtés de circulation, assurer l’ampliation des arrêtés.
Rédaction des arrêtés de Voirie (circulation, stationnement)
Suivi des projets et activités du service : Connaître la teneur technique des projets, assurer le suivi des projets via des tableaux des activités du service.
Expérience exigée dans des missions similaires
Excellente connaissance du métier d’assistante administrative
Maîtrise de l’outil informatique
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
Écoute et pédagogie
Autonomie, méthode, organisation du travail, et classement
Curiosité pour découvrir un nouvel environnement de travail
Discrétion, Disponibilité, Dynamisme et Rigueur
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DES SERVICES TECHNIQUES
à temps complet. Cadre d’emploi des adjoints administratifs
Sous l’autorité directe de l’autorité territoriale et du responsable énergie, environnement vous serez amené à assurer l’accueil téléphonique du public et effectuer des tâches administratives et des travaux de bureautique.