En remplacement d'un congé maternité Afdi recherche un.e assistant.e de direction.
Votre rôle
En tant qu'assistant.e de direction, vous travaillerez sous la supervision hiérarchique de la Directrice Administratif et Financier, pour assurer les activités suivantes :
Gestion du secrétariat
- Accueil téléphonique et physique ;
- Traitement des courriers et des courriels ;
- Gestion de calendriers et planning ;
- Classement et archivage physique et sur le serveur informatique ;
- Tenue des fichiers associatifs et des bases de données.
Gestion des services généraux
- Commande et gestion des fournitures et des équipements de bureau ;
- Gestion de la téléphonie et de l'informatique.
Gestion logistique et des événements
- Organisation de réunions physiques et électroniques ;
- Réservation des déplacements, salles, hébergements, repas et autres prestations pour des événements internes et externes ;
- Organisation des déplacements en France et à l'étranger ;
- Tenue des fichiers de suivis.
Gestion administrative
- Suivi et modification des documents administratifs de l'association ;
- Filtrage des parties prenantes ;
- Suivi et classements des contrats ;
- Contribution à la préparation de l'audit social d'Afdi ;
- Contribution à la mise en œuvre et au développement du manuel de procédures d'Afdi ;
- Et autres tâches administratives.
Gestion financière
- Emission de notes de débit et factures ;
- Tenue de la caisse ;
- Préparation des appels à cotisations de l'association et autres contributions financières ;
- Préparation des demandes d'autorisation des paiements en France et vers l'étranger ;
- Réception et traitement des notes de frais ;
- Suivi des données de valorisation du bénévolat ;
- Contribution à la vérification de certains éléments de rapportage technique et financier.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.