- Gestion administrative
o Traitement et classement du courrier
o Organisation de réunions, prises de notes et comptes-rendus
o Gestion des appels téléphoniques et agenda
o Rédaction délibérations et décisions municipales
o Organisation des réunions pilotes et mise à jour du tableau de revue de projet
o Mise à jour de l'état des travaux
- Gestion technique :
o Rédaction des courriers de consultations, de notification, de contrats et avenants pour les MAPA inférieurs à 40.000 € HT
o Préparation des pièces administratives des DCE ou DCC (CCAP, RC, AE), cahier des charges, programme de travaux,
o Vérification matérielle des offres et établissement du tableau comparatif des offres
o Etablissement des tableaux récapitulatifs des fiches de travaux modificatifs pour avenants marchés de travaux
- Gestion financière :
o Etablissement des cadres de facturation (états avancement de travaux des entreprises, répartition des honoraires des MOE, honoraires CSPS, contrôleur technique)
o Gestion des bons de commande des marchés de travaux
o Vérification des factures et validation sur CIVIL : situation de travaux, honoraires et factures de l'ensemble des autres prestataires avec saisie informatique dans les cadres de facturation
o Gestion du parapheur électronique (demandes d'achat, bons de commande)
o Suivi des lignes budgétaires des opérations de travaux
COMPETENCES ATTENDUES
* Connaître les techniques et outils de communication
* Connaissances des marchés publics
* Connaître les techniques de secrétariat
* Savoir utiliser l'outil informatique/Internet
* Qualités rédactionnelles
QUALITES PROFESSIONNELLES
* Organisé(e), polyvalent(e)
* Le sens de l'écoute et de la communication
* Le sens du travail en équipe
La Ville d'Allauch recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son service Grands Travaux.
A ce titre, vous aurez pour missions: