Vous coordonnez l’ensemble des missions du service, et organisez/adaptez la bonne répartition quotidienne des tâches au sein d’une équipe composée de 7 agent.es à l’Hôtel de Ville, et 3 agent.es au cimetière.
Vous veillez à la qualité de l’accueil et de la relation entre les usager.es et l’administration, et pilotez le groupe Accueil (regroupant tous les agents d’accueil de la ville).
Vous êtes attentif.ve au suivi des sollicitations concernant les actes d’état civil, les titres d’identité et les affaires générales - recensement citoyen, attestations d’accueil, délivrances de certificat, et l’enregistrement des demandes de logement social etc.
Vous assurez également l’organisation et la tenue des opérations de vote, du recensement annuel de la population et la gestion du funéraire, en lien avec la conservatrice du cimetière communal.
Vous assurez le suivi administratif et financier du service.
Vous avez une appétence pour le cadre réglementaire des secteurs de votre service, de manière à garantir la sécurité juridique des actes concernés. Vous vous tenez informé.es des évolutions par le biais de la Préfecture, de l’échange de pratiques auprès d’homologues, de formations si besoin etc.
ANNONCE EMPLOI – 2
Qualités et aptitudes:
Vous avez des qualités de manager qui permettent d’assurer la gestion quotidienne du service, auprès d’une équipe à accompagner avec pragmatisme et pédagogie.
Rigoureux.se, vous disposez de connaissances ou de capacités à apprendre et rechercher les règles applicables dans les secteurs sous votre responsabilité (funéraire, famille, état civil, élections).
Vous veillez à mettre à jour régulièrement le lutin des procédures permettant d’assurer la continuité du service.
D’un bon relationnel, vous êtes patient.e, diplomate et faites preuve de confidentialité.
Vous êtes réactif.ve et polyvalent.e, et savez vous adapter au changement.
Dans l’idéal, vous disposez d’une expérience dans les secteurs suivis par le service, ou sinon d’une envie/capacité à vous former rapidement sur ces domaines.
Vous maîtrisez la production d’écrits administratifs et l’outil informatique, et avez une appétence pour l’utilisation de logiciel métiers pour l’état civil, les affaires générales, les élections et le cimetière (Suite ARPEGE : Alto, Soprano, Mélodie, Requiem).
Amplitude horaires : impérative dès 8h30 – 17h30 (16h30 le vendredi).
Disponibilité très ponctuelle le samedi matin en cas d’absence d’un.e agente + disponibilité en soirée et week-end pour les périodes d’élections.
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe Ressources et Modernisation, vos fonctions comprennent la gestion et le management du Service Affaires Générales /Etat-civil/Cimetière qui regroupe les secteurs suivants :
- Accueil de l’Hôtel de ville – Affaires générales – Etat civil
- Elections
- Cimetière