Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du service registraire, votre mission consistera à participer aux activités administratives et logistiques du service registraire et selon le calendrier des formations proposées par l'Ecole.
L'assistant administratif (H/F) organise les sélections et gère les inscriptions. Il ou elle saisit, met en forme des documents à l'aide des outils bureautiques. Il ou elle répond aux démarches d'information, filtre et transmet les communications aux Directrices de Section ou aux Responsables de Service.
Vos missions :
Candidature :
- Préparer le planning de toutes les dates de sélection et faire valider par les directions
- Paramétrer ou faire paramétrer l'outil Aurion pour la sélection (arborescence) en conformité avec le référentiel
- Transmettre au service communication les informations à mettre à jour sur le site internet
- Réceptionner, vérifier et relancer le dossier de candidature
- Convoquer aux entretiens
- Valider les dossiers de sélection reçus
Ecrits :
- Récupérer les listes de candidats
- Organiser les écrits : réserver les salles, répartir les candidats, gérer la surveillance
- Gérer les notes et les résultats
- Transmettre les dossiers au jury
- Prévoir la signalétique lors des épreuves
Oraux :
- Gérer les épreuves orales : convoquer et accueillir les candidats, organiser et planifier les jurys
- Saisir les notes d'entretien
- Préparer les jurys d'admissions et envoyer des décisions et modalités de confirmation aux admis
- Prévoir la signalétique lors des épreuves
Inscriptions Administratives
- Gérer les inscriptions : valider les dossiers administratifs des étudiants et relancer si nécessaire
- Envoyer les confirmations d'inscription et les modalités de rentrée après validation auprès des sections
- Gérer les formalités administratives (carte étudiant, certificats de scolarité,.)
- Vérifier les types de financement avec le service comptabilité
- Déclarer les inscrits sur les plateformes Pass'Région, Izzly, Bourses AURA
Accueil :
- Accueillir et renseigner les étudiants
- Accueillir et renseigner les prospects
- Accueillir et renseigner le public (patients Clinique Podologie, fournisseurs.)
- Recevoir et transmettre les communications téléphoniques,
- Transmettre les messages
- Réceptionner, trier et expédier le courrier de l'école
- Gérer les ordinateurs de prêts
- Gérer les prêts de voiture
- Réceptionner les feuilles d'émargement
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.