Gestion juridique - Marchés Publics et contrats :
• En lien avec le service Marchés Publics, participer à la préparation des marchés, accords-cadres et autres contrats : rédaction, tenue des délais, respect des obligations contractuelles, suivi de la réalisation des DCE
• Veiller à la transmission et la réception des éléments avec les fournisseurs et les différents services de la collectivité
• Assurer le suivi des marchés et des contrats : mise en place d’outil de pilotage pour assurer le suivi des échéances des procédures et la traçabilité de l’exécution des prestations
• Assurer un contrôle permanent sur l’exécution administrative des marchés publics, avenants, contrats
Gestion financière - budget, commandes et factures :
• Participer à l’élaboration du budget de la direction et suivre son exécution
• Vérifier la disponibilité des crédits, réaliser les engagements comptables des dépenses et suivre le circuit de visas
• Réaliser les bons de commande, vérifier le service fait et rapprocher aux engagements, régulariser les litiges et les avoirs
• Assurer l’interface avec les fournisseurs sur la partie comptable des dossiers
• Garantir la continuité du lien et la cohérence des opérations avec la Direction des Finances
• Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de facturation et d’exécution budgétaire
Gestion administrative et organisationnelle :
• Assurer l’interface physique et téléphonique de la direction, orientation des demandes de support, filtrage d’appels
• Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs
• Suivre et maintenir à jour les inventaires (matériels, logiciels, lignes téléphoniques, licences...)
• Gérer les emails de la boite du service : réception, orientation, classement
• Créer des tickets et suivre les demandes d’intervention sur le logiciel du service
• Gérer des fournitures du service, contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception, distribution
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence
• Organiser les prises de rendez-vous du service et du directeur
• Contribuer à la simplification et à l’amélioration des processus administratifs
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités, suivre les projets et les activités de la Direction
• Mettre en place des procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction
• Maintenir le planning d’équipe à jour : suivi des formations, congés, heures supplémentaires et absences
Connaissances techniques requises
Fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques de base
Maîtrise des outils de recherches Internet
Partenaires institutionnels et sociaux
Méthodes de classement et d’archivage
Compétences liées au poste
Capacités d’organisation et de gestion du temps
Notions juridiques et comptables
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Capacité d’analyse et de synthèse
Réactivité et capacité à prioriser
Accueillant, disponible
Consciencieux, rigoureux
Ponctuel, assidu, dynamique
Savoir faire preuve de curiosité intellectuelle
Discrétion (obligation de confidentialité)
Capacité de travail en équipe
Capacité d’initiative et d’autonomie
Savoir être à l’écoute des autres
LA VILLE DE VAIRES SUR MARNE
RECRUTE POUR SA DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATION
Un(e) assistant(e) de gestion administrative
Sous l’autorité du Directeur des Systèmes d’Information, l’assistant de gestion assure un appui organisationnel, administratif et financier au service.