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Au sein de l'Office de Tourisme Clermont Auvergne Volcans, sous la supervision du Responsable du service Partenariats et Animation de réseau, l'Assistant(e) Commercial et Administratif aura pour rôle d'assister l'équipe dans ses démarches commerciales et administratives. Il/Elle aura pour mission de contribuer à la gestion des partenariats et au développement du réseau des acteurs touristiques du territoire, en mettant en œuvre des actions d'animation de réseau, de soutien administratif et en participant aux opérations commerciales de prospection et de fidélisation.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Support commercial
- Contribuer à la gestion des partenariats :
o Traitement et suivi administratif des bulletins de souscription (enregistrement, conformité, archivage, etc.).
o Identification et prospection de nouveaux partenaires (hôtels, restaurants, prestataires d'activités, etc.).
o Participation à l'élaboration et à la mise en œuvre des offres de services partenaires en lien avec les objectifs de la structure.
- Participer à l'animation du réseau et au développement des relations partenaires :
o Accueil téléphonique et physique des partenaires.
o Assistance dans l'organisation d'événements dédiés aux partenaires (ateliers, réunions, formations, etc.).
o Mise à jour régulière des bases de données partenaires.
o Développement du réseau : visite de prestataires, présence sur des événements de réseau .
- Renforcer les missions communication et commerciale :
o Participation à la création de supports de communication (guide du partenaires, infolettres, RS, etc.).
o Contribution au déploiement des actions commerciales (campagne de partenariats, etc.).
o Gestion des outils de reporting pour le suivi des résultats commerciaux.
2. Gestion administrative
- Assurer la gestion administrative des dossiers partenaires (saisie des bulletins de souscriptions, gestion des relances, des échéances, factures.).
- Gérer le suivi des documents administratifs liés au service partenariats, courriers, relances téléphoniques et mails.
- Contribuer à l'organisation du programme d'accompagnement et d'événements d'animation de réseau (réunions, ateliers, rencontres partenaires .).
- Aider à la préparation des documents pour les réunions / commissions (PowerPoint, ordre du jour, compte-rendu.)
- Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de gestion.
3. Participation au fonctionnement et à la coordination de projets
- Contribuer à la coordination entre les partenaires et les différents services de l'Office de Tourisme.
- Faire un reporting régulier au responsable de pôle afin de garantir le bon fonctionnement du service.
- Contribuer à une veille concurrentielle sur les initiatives des autres Offices de Tourisme (benchmark offre de services, guide du partenaire, .)
- Participer aux projets transversaux (digitaux, durables, événementiels, etc.).
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MISSIONS SECONDAIRES
- Représenter de manière occasionnelle l'Office de Tourisme intercommunautaire sur certaines manifestations (salons, congrès, évènements.)
- En collaboration avec le(la) Responsable qualité de la structure, contribuer à la mise en œuvre des démarches qualités de l'Office de Tourisme (ISO 20121, marque Destination d'excellence.)
PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Bac +2 minimum dans le domaine du tourisme, du commerce, ou de la gestion administrative
Expérience :
- Une expérience réussie dans un poste similaire (tourisme, commercial, administratif) serait appréciée
- Connaissance du secteur touristique local (Auvergne) est un plus
Compétences requises :
- Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise des outils informatiques (suite Office, logiciels de gestion)
- Capacité d'organisation, rigueur et gestion des priorités
- Sens commercial et aptitude à travailler en équipe
- Bonne connaissance du territoire et de ses acteurs touristiques
Experience: Débutant accepté
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres services de réservation et activités connexes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres services de réservation et activités connexes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.