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La Ville de Mantes-la-Jolie recrute pour la Directrice Des Services Techniques, un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère).
La Mission :
Plac(é)e sous l’autorité de la Directrice des Services Techniques qui a la charge de la Direction Maîtrise d’Ouvrage et du service Sécurisation des bâtiments &Vidéo protection, il (elle) assiste la Directrice des Service Techniques, les chargés d’opérations et les techniciens dans leur quotidien et leurs chantiers tant administrativement que dans le suivi financier.
Les activités principales :
Appui organisationnel :
- Gestion des agendas et des réunions de la direction,
- Rédaction de compte-rendu,
- Traitement et suivi des courriers entrants et sortants,
- Préparation des dossiers administratifs nécessaires,
- Classement et archivage physique et numérique des documents,
- Gestion des congés et absences,
- Continuité de service avec les autres assistantes de la DGA
Support aux équipes techniques :
- Rédaction et suivi des ordres de service (OS), avenants, et autres documents administratifs liés aux chantiers,
- Suivi des process de signature des documents administratifs en lien avec le service marché (OS, avenant, DC4, notification aux entreprises…),
- Assurer un suivi rigoureux des délais et des échéances administratives et contractuelles,
- Coordonner les échanges entre les équipes internes et les prestataires externes (bailleurs, entreprises de travaux et fournisseurs),
- Rédaction et suivi des bons de commandes,
- Suivi des dossiers sinistres en lien avec le service assurances.
Suivi financier et gestion des marchés publics :
- Création et mise à jour de tableaux de bord de suivi des projets (financiers, techniques, échéanciers),
- Suivre les budgets alloués aux projets de la direction et s’assurer du mandatement des factures (taux de réalisation),
- Mettre à jour les tableaux de bord administratifs et financiers (en lien avec la DAF de la DGA Aménagement et le service marché) et transmettre les informations aux équipes concernées,
- Préparer les documents nécessaires pour les marchés publics et veiller au respect des procédures, des dates anniversaires de relance des marchés…,
- Suivi des avenants et des modifications budgétaires des marchés publics.
Vos compétences :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
- Capacité à concevoir et gérer des tableaux de bord sur Excel,
- Connaissance des règles de commande publique et des marchés publics,
- Bases solides en gestion budgétaire et financière,
- Gestion des priorités et organisation des tâches complexes,
- Capacité à anticiper et à suivre les échéances,
- Rédaction et présentation claire des documents administratifs et financiers,
- Rigueur, autonomie et discrétion,
- Esprit d’équipe et bon relationnel,
- Réactivité et capacité à travailler sous pression.
Conditions de travail :
- Travail en bureau,
- Horaires réguliers avec amplitudes variables en fonction des obligations de service public,
- Télétravail à raison de 1 jour/semaine
Profil du candidat :
- Expérience dans un poste similaire serait un plus,
- Titulaire d’un diplôme de niveau BAC/BTS.
Statut :
- Fonctionnaire catégorie C de la filière administrative ou technique
- Ouvert aux contractuels en CDD
Conditions de rémunération :
- Statutaire, régime indemnitaire (fonctionnaire)
- Mutuelle proposée, activités bien-être proposées
- CNAS / COS / Restaurant d'entreprise