Les missions principales du poste :
- Assurer l’assistance et le conseil aux élus
- Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
- Assurer l’animation et le pilotage des services
- Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la Commune
- Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Suivre les dossiers liés à l’état civil
- Assurer le bon déroulement des élections
- Suivre les dossiers liés au cimetière
- Suivre les dossiers liés à l’urbanisme
- Assurer le fonctionnement de l’aide sociale
- Participer aux instruments de communication de la Commune
- Assistant de prévention dans le cadre du DUERP
Compétences et aptitudes requises :
• Savoir faire
- Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
- Bâtir une relation de confiance avec le Maire
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
- Maîtriser les règles de la comptabilité publique (M14)
- Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et des recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
- Réaliser un budget
- Faire les payes et gérer les dossiers du personnel (suivi de carrière et retraite)
- Connaître les règles des marchés publics et leurs suivis
- Savoir transmettre et diffuser aux familles, aux élus, au supérieur hiérarchique : un message, un renseignement, une information, une demande, une prise/demande de rendez-vous, etc …
• Savoir
- Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaître tous les services de la Mairie et les attributions de chacun (agents et élus)
- Gérer les équipements communaux
- S’adapter aux contraintes financières
- Préparer et mettre en forme les décisions du Conseil municipal, les actes administratifs du Maire
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Repérer et réguler les conflits
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques et tous logiciels mis à disposition pour en utiliser toutes les fonctionnalités (SEGILOG, BERGER LEVRAULT )
- Maîtriser les techniques de recherche documentaires
- Connaître les règles et la législation (tant nationale que locale) liées aux différentes missions
• Savoir être
- Technique d’écoute active et de médiation
- Technique de gestion de conflits
- Technologies de l’information et de la communication
- Notions de psychologie individuelle et collective
- Force de proposition
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Rigueur et organisation
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
- Autonomie
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et de décision
- Devoir de réserve et sens du service public
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.