MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil des usagers physique, téléphonique, par mail, et via progiciels ou plates-formes en ligne
- Saisie, instruction des demandes des usagers ou déclarations gérées par le service
- Participation aux différentes missions du service population en cas d’absence ou congés d’agents
- Accueil poly compétent (pas de spécialisation) : affectation principale à l’accueil du service Population. Affectations secondaires dans les autres lieux d’accueil de la Ville et du CCAS, en fonction des besoins de ces services.
- Reporting au N+1
MISSIONS DÉTAILLÉES :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Traitement des demandes de cartes d’identité nationales (CNI/Passeports (via la station biométrique),
- Traitement des demandes, transmissions et délivrance d’actes, extraits d’état-civil et avis de mention (notamment via Comedec)
- Traitement des demandes d’attestation d’accueil, recensement citoyens, livrets de famille, médailles du travail, législation de signature et certification conforme (demandes pour l’étranger) sous le contrôle et la signature d’un officier d’état civil, autres formalités administratives diverses
- Enregistrement des demandes d’inscription sur les listes électorales – participation à la révision de la liste électorale et à la préparation des scrutins
- Traitement et suivi des différentes demandes des usagers par courriel et/ou courrier
- Participation à la gestion des différentes opérations électorales : matérielle, scrutins, tenu de bureaux
- Classement et archivage de dossier du service
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement et des missions des collectivités
- Gestion des listes électorales
- Droits et obligations des agents publics
- Droits et obligations des usagers
Savoirs-être :
- Patience, calme, maîtrise de soi (aptitude à canaliser son stress et diplomatie)
- Rigueur et autonomie,
- Sens du contact, amabilité et qualité d’accueil,
- Discrétion, confidentialité et neutralité,
- Esprit d’équipe,
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières : pics d’activités liées à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux et travail le samedi matin (intégrés dans le cycle de travail)
Savoir-faire :
- Tenue de registre
- Technique rédactionnelles administratives
- Maitrise des techniques : écoute active, reformulation, gestion de conflit
- Utilisation de logiciels et de progiciels
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
- Techniques de régulation des appels
- Techniques de communication téléphonique
- Adaptation aux différentes caractéristiques des publics
- Respect du Règlement intérieur
- Techniques et outils de communication
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
La Ville de Bois-Guillaume (76230 - 15 000 hab.) recherche un (e) assistant (e) administratif (ve) et chargée d'accueil pour le service population de la Ville.