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Accueil physique et téléphonique du secrétariat Petite enfance
- Informer et orienter les familles,
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations,
Tenue du secrétariat de la direction de la Petite enfance et du Relais Assistantes
Maternelles
- Suivi et frappe des différents courriers et notes, publipostage,
- Suivi des agendas et de la planification des réunions,
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunion du service,
- Recensement des besoins en matériel pour le service et engagement des bons de commandes,
Enregistrement des demandes de congés du personnel,
- Suivi des demandes de travaux des différents établissements,
- Classement et archivage,
Gestion administrative, budgétaire
- Assurer le suivi des bons de commande, des décisions, des budgets et la validation des factures
des structures Petite Enfance,
- Assurer le suivi, la gestion des préinscriptions et des commissions d’admission,
- Assurer la facturation des familles,
- Enregistrer et suivre les contrats des familles et les changements d’affectation des enfants dans
les Etablissements d'Accueil des Jeunes Enfants,
Appui à la direction
- En lien avec la directrice petite enfance et le responsable administratif et financier, le suivi des
statistiques et des demandes de subventions spécifiques pour les établissements et pour les
enfants en situation de handicap ou porteur de maladies chroniques,
- Réception et suivi des demandes de stages,
Savoirs : (Compétences requises ou à acquérir)
L’environnement territorial, les partenaires et acteurs institutionnels et financiers dans le domine de la
petite enfance (PMI, CAF….)
Connaissance de l’environnement territorial et de l’organisation des collectivités,
Maîtrise des techniques de secrétariat (frappe, prise de note, bureautique, informatique, classement…),
Notions de comptabilité,
Discrétion et respect de la confidentialité,
Rigueur, sens de l’organisation, grande capacité de réactivité et d’adaptation,
Qualités rédactionnelles et d’expression,
Aptitude à travailler en équipe
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Progiciel CIRIL Finances
Diplôme ou formation requis: Niveau de diplôme 4 en gestion ou secrétariat et/ou expérience avérée
Placé.e sous la responsabilité de la directrice Petite enfance, vous êtes chargé.de :