Activités principales
- Piloter les services et manager les ressources du Pôle
Participer à la définition des objectifs et des orientations de fonctionnement du pôle en relation avec le DGS
Organiser les missions principales du Pôle en relation avec les chefs de service : contrôle et conseil juridiques, suivi des contentieux, gestion des assemblées, commande publique, assurances, production des actes, accueil de la Mairie, état civil, élections, financements extérieurs, secrétariat de Madame la Maire, délivrance des titres d’identité
Représenter la Commune auprès des instances et institutions
Diriger la mise en œuvre des plans d’action
Encadrer les chefs de service du pôle, définir les orientations et les objectifs, donner les consignes de travail
Planifier et prioriser les activités au sein du pôle, notamment pour faire face aux urgences
Assurer la qualité de service rendu aux usagers et administrés et du traitement des demandes adressées aux services du pôle
Préparer, suivre et contrôler le budget du pôle en relation avec les chefs de service
- Manager les services à la population, secrétariat particulier et vie assemblée :
Superviser l’animation des dispositifs d’accueil de la population, organiser les conditions d’accueil du public dans l’Hôtel de Ville
Superviser le fonctionnement du dispositif de délivrance des titres d’identité
- Manager la commande publique, les assurances et les affaires générales :
Superviser les activités de la commande publique et des assurances, et prendre en charge la réalisation de procédure de marchés publics en fonction du plan de charges du service
Superviser les activités des affaires générales
Piloter le processus d’organisation des opérations électorales (calendrier des échéances, gestion des listes, veille juridique, préparation et déroulement des scrutins, etc.)
- Organisation et gestion des assemblées :
Gérer le calendrier des assemblées
Superviser la procédure d’organisation des séances
Rédiger ou contrôler les actes de l’assemblée
Accompagner les élus et les services dans la mise en place des nouvelles procédures (dématérialisation, accès aux documents, etc.)
- Production des actes juridiques :
Organiser les processus de production, de validation et de contrôle des actes juridiques
Rédiger les actes complexes, contrôler les actes courants et/ou récurrents
Veiller à l’application des nouvelles normes et règlementations
Veiller au respect de la charte graphique et rédactionnelle de production des actes
Superviser les procédures de publicité et d’archivage des actes
- Gestion des contentieux et précontentieux :
Organiser et assurer le suivi des litiges et contentieux en relation directe avec les conseils juridiques de la Commune et avec les services municipaux concernés
Analyser la nature des litiges et des enjeux, conseiller sur les stratégies de résolution des litiges, conflits et contentieux en collaboration avec le DGS et les professionnels du droit
Piloter les services et manager les ressources du Pôle :
Participer à la définition des objectifs et des orientations de fonctionnement du pôle en relation avec le DGS
Organiser les missions principales du Pôle en relation avec les chefs de service : contrôle et conseil juridiques, suivi des contentieux, gestion des assemblées, commande publique, assurances, production des actes, accueil de la Mairie, état civil, élections, financements extérieurs, secrétariat de Madame la Maire, délivrance des titres d’identité
Représenter la Commune auprès des instances et institutions
Diriger la mise en œuvre des plans d’action
Encadrer les chefs de service du pôle, définir les orientations et les objectifs, donner les consignes de travail
Planifier et prioriser les activités au sein du pôle, notamment pour faire face aux urgences
Assurer la qualité de service rendu aux usagers et administrés et du traitement des demandes adressées aux services du pôle
Préparer, suivre et contrôler le budget du pôle en relation avec les chefs de service
Manager les services à la population, secrétariat particulier et vie assemblée :
Superviser l’animation des dispositifs d’accueil de la population, organiser les conditions d’accueil du public dans l’Hôtel de Ville
Superviser le fonctionnement du dispositif de délivrance des titres d’identité
Manager la commande publique, les assurances et les affaires générales :
Superviser les activités de la commande publique et des assurances, et prendre en charge la réalisation de procédure de marchés publics en fonction du plan de charges du service
Superviser les activités des affaires générales
Piloter le processus d’organisation des opérations électorales (calendrier des échéances, gestion des listes, veille juridique, préparation et déroulement des scrutins, etc.)
Organisation et gestion des assemblées :
Gérer le calendrier des assemblées
Superviser la procédure d’organisation des séances
Rédiger ou contrôler les actes de l’assemblée
Accompagner les élus et les services dans la mise en place des nouvelles procédures (dématérialisation, accès aux documents, etc.)
Production des actes juridiques :
Organiser les processus de production, de validation et de contrôle des actes juridiques
Rédiger les actes complexes, contrôler les actes courants et/ou récurrents
Veiller à l’application des nouvelles normes et règlementations
Veiller au respect de la charte graphique et rédactionnelle de production des actes
Superviser les procédures de publicité et d’archivage des actes
Gestion des contentieux et précontentieux :
Organiser et assurer le suivi des litiges et contentieux en relation directe avec les conseils juridiques de la Commune et avec les services municipaux concernés
Analyser la nature des litiges et des enjeux, conseiller sur les stratégies de résolution des litiges, conflits et contentieux en collaboration avec le DGS et les professionnels du droit
Rédiger des mémoires en attaque et en défense, représenter la Commune devant les juridictions administratives
- Conseil juridique :
Constituer une aide à la décision pour le DGS et les élus : analyse de risques, anticipation des évolutions règlementaires, contrôle de faisabilité, alerte, élaboration de stratégies, etc.
Assurer une veille juridique dans les domaines de compétence et d’activité de la Commune
Produire des études/notes juridiques pour répondre aux besoins des services
Formation juridique en droit public,
Expérience en management appréciée
Savoirs
Cadre juridique des Collectivités territoriales
Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Règles de droit privé applicables aux Collectivités Territoriales
Principes et processus de fonctionnement des administrations publiques
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Techniques rédactionnelles d’actes juridiques, de rapports et de notes de synthèse
Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité
Techniques de communication et de négociation
Savoir-Faire
Manager une équipe, des ressources
Conseiller, décider et coordonner, dans le périmètre des responsabilités confiées
Analyser des besoins, des risques
Elaborer une stratégie, concevoir un projet, une démarche
Travailler en équipe et en mode projet
Déléguer, contrôler
Conduire et animer une réunion
Conduire un entretien, dialoguer, argumenter, convaincre
Fixer un objectif, évaluer
Alerter sa hiérarchie sur un risque, rendre compte
Gérer des conflits, des situations de stress
Gérer un budget, préparer des arbitrages budgétaires
Maîtriser des délais
Planifier, organiser, piloter une activité
Prendre en compte un contexte, une contrainte et appréhender la complexité d’une situation
S’exprimer à l’oral, rédiger des documents administratifs
Représenter la Collectivité
Savoir Etre
Sens de l’écoute et du dialogue
Sens du service public
Avoir l’esprit d’équipe
Faire preuve d’autorité
Sens des responsabilités
Faire preuve de diplomatie
Faire preuve de discrétion
Sens de l’organisation
Être autonome
Être rigoureux
Faire preuve de réactivité sur les situations urgentes
Contraintes du poste
Disponibilité importante en périodes électorales.
Horaires à amplitude variable en fonction des obligations de service public et pics d'activité liées aux réunions de l'assemblée délibérante
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, la personne aura en charge le pilotage, l'organisation la gestion et le management des ressources du Pôle qui se décompose en 2 services
- Services à la population, secrétariat particulier et vie assemblée
- Affaires générales, commande publique et assurances
Elle sera en charge de la production des actes juridiques de la Collectivité et de la gestion des contentieux
Elle sera une aide à la décision au DG et aux élu(e)s et conseil juridique aux services