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MISSIONS
Gestion administrative et appui du service habitat :
- Assister la coordinatrice " habitat " et l'équipe de conseillers sur les tâches administratives (prise de RDV, courrier, gestion de l'agenda, mise en forme de documents, organisation de réunions, mise en signature de documents...).
- Gérer les demandes dans le cadre du suivi des dossiers en cours , identifier leur degré d'urgence, et les enregistrer.
- Assurer la bonne transmission des demandes et des pièces aux conseillers habitat le cas échéant
- Participer au suivi administratif et comptable et au suivi des activités du service, en lien avec la coordinatrice (alimentation des outils de suivi, édition de tableaux de bord, participation à la préparation des bilans et instances, ...).
- Participer à la bonne organisation du service.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Assurer la continuité du service, en binôme avec l'assistante administrative en poste (notamment l'accueil physique du public).
Accueil, renseignement et orientation du public :
- Assurer l'accueil téléphonique du public et la gestion de la boite mail du service.
- Orienter les administrés vers les interlocuteurs compétents, en tenant compte du profil et du projet.
- Renseigner le public sur le rôle du service " habitat privé " et son fonctionnement.
PROFIL DU CANDIDAT
Compétences requises :
- Organisation, priorisation et gestion du temps.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de service.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire.
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableurs, e-mails, Powerpoint, agendas en ligne, etc).
- Capacité à déployer et mettre à jour des outils de suivi.
- Classement et archivage.
Formation / expérience :
- Formation dans les métiers du secrétariat ou de l'assistanat de direction, ou expérience sur un poste similaire.
- Connaissance des acteurs et dispositifs publics d'aide à la rénovation de l'habitat appréciée.
Qualités relationnelles et organisationnelles :
- Sens relationnel, écoute, courtoisie, pédagogie, diplomatie.
- Autonomie.
- Rigueur et réactivité.
- Travail en équipe.
- Capacité à rendre compte et bonne communication.
- Curiosité et adaptabilité.
Contraintes du poste :
- Remplacement ponctuel de l'agent administratif du SIOCA en poste (congés, formations, absence...).
- Participation ponctuelle à des réunions en soirée, week-ends, préparation d'évènements en début de journée.
- Déplacements occasionnels sur le territoire.
Relations du poste :
- En interne : coordinatrice " habitat ", conseillers " habitat ", direction et assistante administrative en poste
- En externe : administrés, agents et élus des EPCI de l'Ouest Cornouaille, Réseau Tynéo, partenaires institutionnels (ANAH, ADIL...)
Rattachement hiérarchique : coordinateur/trice " habitat ", direction du SIOCA.
Le Syndicat Intercommunautaire Ouest Cornouaille Aménagement (SIOCA) constitué en syndicat mixte fermé, fédère les intercommunalités de l'ouest Cornouaille. La structure regroupe 4 communautés de communes membres (37 communes dont 26 littorales) sur un territoire de 660 km² et de plus de 90 000 habitants. Le SIOCA porte le Schéma de Cohérence Territoriale (SCoT) de l'ouest Cornouaille, entrée en révision en 2023, ainsi que du Schéma Directeur Vélo et de la Stratégie Mobilités Ouest Cornouaille. Depuis le 1er janvier 2025, les 4 Communautés de communes du territoire ont lancé un Pacte Territorial France Rénov' Ouest Cornouaille, porté en régie par le SIOCA.