REGION BRETAGNE
Postée il y a 15 heures
La Direction du Tourisme et du Patrimoine est une direction qui vise à mettre en synergie les politiques régionales et l'activité de ses services en matière de patrimoine culturel, d'inventaire du patrimoine et de tourisme.
L'assistante de Direction apporte un concours actif pour l'organisation et le bon déroulement des activités quotidiennes du Directeur dans cet objectif. Elle contribue à celui-ci par l'attention et le rôle transversal qui caractérisent l'exercice de ses missions.
Le pôle secrétariat de la DTP est commun à l'ensemble des services de la direction et composé d'un·e assistant·e de direction, également coordinateur·rice des secrétariats des 3 services de la direction. Le caractère mutualisé du secrétariat se traduit par une grande polyvalence dans les missions, qui participe pleinement à la dynamique de l'ensemble du groupe et à la performance collective. Il implique un fort esprit d'équipe et des capacités d'organisation et d'adaptation.
L'assistant·e assure le secrétariat du directeur, lui apporte une assistance administrative pour les activités de la direction, assure des missions à caractère collectif et encadre le travail du secrétariat de la direction.
ACTIVITES DU POSTE :
Missions régulières :
Assistance du·de la Directeur·rice et organisation administrative et logistique de la Direction :
Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
Gérer les agendas, organiser les réunions (rédaction d'ordres du jour, respect des délais de transmission, prise de notes et rédaction de compte rendus) ;
Organiser les déplacements ;
Gérer l'information et sa transmission ; veiller au respect des règles et procédures de la collectivité
Gérer les budgets « achats de fournitures » et « restauration/SMG de la direction » ;
Suivre les ressources humaines (tableaux de bord et procédures) ;
Gérer les boîtes de messagerie de la direction ;
Coordonner l'accueil et le courrier de la direction : Centraliser et vérifier les parapheurs ; suivi des notes à destination du Président et des élu·e·s ;
Participer à l'élaboration de procédures internes (procédures, documents types...) ;
Mettre en place et gérer des tableaux de bord ;
Participer à la conception et mettre à jour des supports de communication (guides, intranet...) ;
Rédiger des courriers de réponse, créer des modèles types de documents ;
Participer au paramétrage du système d'information et proposer des évolutions ;
Procéder au suivi des productions attendues par les services et aux relances nécessaires ; centraliser les contributions des services ;
Organiser le classement et l'archivage de dossiers ;
Être le point d'entrée des autres directions régionales.
Missions de coordination interne à la Direction, et d'animation des secrétariats des Services (réseau des assistantes de la direction) :
Organiser, diffuser et expliquer l'information auprès de l'équipe ;
Organiser et planifier les activités en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne ;
Veiller à la réactivité et la qualité du service rendu ;
Mettre en place les réunions du réseau des assistantes, les outils communs, les procédures ou les formations utiles au bon fonctionnement de la direction ;
En lien avec les responsables des services et dans le cadre du codir DTP, définir et prioriser les missions de chaque agent·e et fixer les objectifs.
Suivi des projets et activités de la direction :
Aider à l'organisation d'événements et participation
Participer aux actions de communication
Valoriser et utiliser l'information qui transite par le secrétariat de direction
Assister la gestion de dossiers transversaux et le montage de dossiers exceptionnels
Missions occasionnelles :
Secrétariat d'ensemble de la Direction, en complémentarité avec les autres secrétaires
Organisation de réunions « Tourisme » de la Vice-Présidente (« tro breizh », rencontres avec les acteurs et élus locaux du tourisme...)
RELATIONS HIERARCHIQUES
L'agent dépend directement de (n + 1) : Directeur·rice DTP
L'agent encadre directement (n-1) : Sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
Au sein de la Direction : ensemble de la DTP ; Réseau des secrétariats des Services (3 assistant·e·s administratives pour 3 services)
Au sein de la collectivité : Ensemble des Directions opérationnelles et fonctionnelles - Réseau des assistantes de la Région
Partenaires extérieurs : Ensemble des partenaires de la DTP
Lieu de travail : Atalante - Cesson-Sévigné
Horaires et temps de travail : temps complet
Métier éligible au télétravail ? Oui ? Non
Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés...)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...
Savoir et savoir-faire :
Maîtriser les logiciels de bureautique, d'internet et de suivi
Maîtriser les outils métiers : réservation/déplacements KDS, Mosaïc, Amzer, Lodennan, Déplacements, Ariane, Cervoprint, etc.
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil
Connaître l'environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales
Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
Connaître les techniques d'animation d'équipe
Respecter la charte graphique de la collectivité
Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
Savoir rédiger des notes et comptes rendus
Savoir gérer une enveloppe budgétaire
Savoir hiérarchiser les activités, fixer des objectifs
Sensibilisation aux problématiques de la Direction (patrimoines, tourisme...)
Savoir être :
Être diplomate
Être courtois, aimable avec le public
Être disponible et à l'écoute
Être réactif ; Savoir prendre des initiatives
Savoir rendre compte
Savoir gérer des conflits
Savoir déléguer et contrôler
Avoir de bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail d'équipe
Être rigoureux
Être discret et respecter la confidentialité des informations
Savoir respecter les délais et gérer son temps
Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées????
Capacités rédactionnelles
Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles...), la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.
S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.
Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !