MISSION(S) PRINCIPALE(S)
- Accueillir et orienter le public,
- Représente l'image de l'établissement /de la collectivité,
- Veiller et contrôler l'accès aux bâtiments afin de participer à la sécurité du site,
- Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments,
- Gérer le courrier,
- Gérer les fournitures administratives,
- Entretenir et nettoyer les locaux.
ACTIVITES PRINCIPALES
ACCUEILLIR ET ORIENTER LE PUBLIC :
- Accueillir le public physiquement ou par téléphone,
- Renseigner et orienter le public vers le-s service-s, bâtiments ou interlocuteurs-trices compétents-es,
- Rechercher et garantir une réponse/orientation fiable aux démarches du public,
- Représenter l'image de l'établissement/de la collectivité,
GERER LES ACCES AUX BATIMENTS :
- Contrôler (ou participer au contrôle) des accès de la structure : ouverture et fermeture, sécurisation des bâtiments, gestion des clés, vérification de l'identité des personnes extérieures, etc...
- Surveiller les entrées et sorites du site.
GERER LE COURRIER / LES DOSSIERS :
- Assurer la réception, le tri, la distribution, le classement, le contrôle de documents, colis, dossiers et courriers,
- Gérer l'ensemble des activités associées à la relation avec La Poste : affranchissement, formulaires postaux, déplacements au bureau de poste, etc,
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
- Entretenir et nettoyer l'espace ""accueil"" et le hall d'entrée,
- Assurer le suivi de la gestion des fournitures administratives (suivi des stocks, commandes).
FAVORISER ET CONTRIBUER AUX ACTIONS MENEES DANS LE CADRE DE LA TRANSITION ECOLOGIQUE ET ENERGETIQUE.
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES
- Assurer la gestion des salles de réunion (planning, réservations, état des salles, etc.),
- Assurer la gestion et l'affichage d'informations diverses,
- Assurer la signalétique au sein des bâtiments,
- Participer à des tâches administratives et de logistique (classement, saisie informatique, mise sous plis, photocopies, inventaire, etc.),
- Participer à des opérations de logistique (réception de colis, vérification des livraisons, etc.).
Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
SAVOIRS
Savoirs transverses :
- Règles d'utilisation des produits dangereux,
- Notions réglementaires sur les établissements recevant du public (ERP),
- Connaissance de l'organisation d'un EPLE et de la Fonction publique territoriale,
- Connaissance des pictogrammes,
- Règles et normes en matière d'hygiène et de sécurité notamment incendie,
- Notions de calculs de pourcentages, de dosages, de proportions,
- Sensibilité à une démarche « éco responsable » (préservation de l’environnement, maitrise des consommations d'eau et d'énergie, réduction et tri des déchets),
Accueillir et orienter le public :
- Techniques d'accueil téléphonique,
- Techniques et outils de communication,
- Techniques de gestion de conflits,
- Techniques de prise de notes.
Gérer les accès aux bâtiments :
- Fonctionnement de base des alarmes.
Gérer le courrier / les dossiers :
- Maîtrise des savoirs de base (lire, écrire, calculer), règles d'affranchissement du courrier, notions en gestion de stock et méthodes d'entreposage.
Entretenir et nettoyer les locaux : connaissance des techniques de nettoyage.
Gérer les fournitures administratives : techniques de gestion des stocks.
SAVOIR-FAIRE
Accueillir et orienter le public :
- Recevoir, filtrer et orienter des personnes (sur plan ou physiquement) et des appels téléphoniques,
- Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs (plannings, agendas),
- Diffuser des informations par voie d'affichage ou au sein des services,
- S'adapter au public, s'exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Prévenir et gérer des situations d'urgence ou conflictuelles,
- Identifier une situation nécessitant l'intervention d'un supérieur hiérarchique,
- Gérer les priorités et son temps de travail,
- Appliquer et retranscrire des consignes orales ou écrites,
- Alerter ou rendre compte.
Gérer les accès aux bâtiments :
- Surveiller l'accès aux bâtiments et prévenir le service compétent en cas d'alarme incendie,
- Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments,
- Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics,
- Etablir des comptes rendus de surveillance.
Gérer le courrier / les dossiers :
- Réaliser la gestion administrative afférente à la gestion du courrier,
- Classer, archiver, photocopier et numériser des dossiers administratifs.
SAVOIR-ETRE
- Sens de l'écoute,
- Diplomatie et courtoisie,
- Discrétion,
- Autonomie,
- Méthode et soin dans l'exécution,
- Réactivité, savoir alerter et rendre compte,
- Polyvalence, dynamisme,
- Sens de l'organisation, rigueur
- Avoir une hygiène et une présentation soignée,
- Sens du travail en équipe,
- Gestion du stress,
- Respect de la confidentialité,
- Être attentif-ve à l'exemplarité (comportement adéquat) et à la sécurité des élèves.
INTITULE DU POSTE : Agent-e d'accueil /
FILIERE : TECHNIQUE
CATEGORIE : C
CADRE D'EMPLOIS : Adjoint technique territorial - Adjoint technique territorial des établissements d'enseignement -
GRADES : Adjoint technique territorial - Adjoint technique territorial principal 2e classe - Adjoint technique territorial principal 1ère classe - Adjoint technique territorial des établissements d'enseignement - Adjoint - Adjoint technique territorial principal 2e classe des établissements d'enseignement - Adjoint technique territorial principal 1ère classe des établissements d'enseignement –
Site de rattachement : BORDEAUX
Résidence administrative : BORDEAUX
Département : 33
Etablissement : LP Les Chartrons
Affectation principale : Equipe entretien général
Sous l'autorité hiérarchique du Président de la Région Nouvelle-Aquitaine
Sous l'autorité fonctionnelle du- de la Chef-fe d'établissement, du-de la gestionnaire et de l'agent-e en charge de l'encadrement le cas échéant
ENCADREMENT : NON
MOYENS MIS A DISPOSITION :
Matériels et équipements dédiés au métier exercé
Matériel de bureautique
Logiciels et progiciels spécifiques
Documentation technique
Equipements de nettoyage, produits d'entretien et détergents
CONDITIONS DE TRAVAIL LIEES AUX FONCTIONS :
Travail en bureau ou guichet d'accueil
Travail en autonomie mais en réseau
Respect des règles d’utilisation des produits d’entretien et appareils électriques
HORAIRES DE TRAVAIL :
Poste à temps complet : 1 607 heures
Ils peuvent évoluer en fonction des nécessités de service
LOGEMENT DE FONCTION : NON