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Le/la vaguemestre polyvalent(e)-chargé(e) d’accueil assure le suivi du courrier entrant et sortant ou courrier interne et postal de la ville et de l’agglomération.
Il/elle accueille, oriente et renseigne le public, trie et distribue le courrier entrant dans tous les services Mairie et GACG, ainsi que les courriers personnels destinés aux Élu(e)s.
Il/elle assure la bonne circulation des parafeurs entre les services, affranchit le courrier et traite les démarches incombant à l’activité du courrier.
Spécificités :
Poste : Respect des horaires liés à l’acheminement du courrier. Permis B.
Port quotidien de charges lourdes (courriers volumineux, colis)
Permanence accueil lors des mariages le samedi en alternance
Permanence accueil mairie et astreintes téléphoniques en dehors des heures d’ouverture de la mairie (réunion après 17h, théâtre…) en alternance
Horaires : En fonction des nécessités de service.
Durée hebdomadaire de travail : temps complet (37h30/semaine + RTT)
Savoir :
Techniques d’expression écrite et/ou orale
Techniques gestion des conflits
Techniques d’accueil et d’écoute
Connaissance des services
Procédure du pôle accueil
Procédure des différents types d’envois
Procédure enregistrement du courrier
Connaissance de l’environnement territorial
Statut de la Fonction Publique Territoriale
Savoir-Faire :
Accueillir le public avec amabilité en appliquant les règles de communication et de protocole
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
Savoir utiliser l’outil informatique (courrier/messagerie/internet) et le matériel affranchissement
Dresser une table de réception
Mettre en œuvre les pratiques durables définies à l'intérieur du service ou du pôle
Respect et application des règles d'hygiène et de sécurité
Savoir-Etre :
Capacité d’adaptation
Qualités relationnelles
Esprit d’équipe
Esprit d’initiative
Sens de l’organisation du travail
Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l’intérêt général, sens des relations avec l’usager)
Assiduité – ponctualité
Capacité d’analyse et de synthèse
Tenue vestimentaire adaptée
Le service Administration Générale de la Mairie d’Auch participe au fonctionnement des orientations de la collectivité. Il garantit les relations publiques entre les usagers et/ou les partenaires de la collectivité.