Assister les Elu-e-s dans le cadre de la gestion administrative de leur mandat :
- Gérer les agendas en fonction de leurs organisations personnelles, organiser les déplacements, répondre aux sollicitations des services en fonction des priorités et des délégations des différents élus
- Organiser et planifier les réunions de travail : rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, prendre des notes et rédiger de comptes rendus
- Organiser les permanences pour la population : préparation des dossiers, suivi des suites à donner
- Gérer le courrier entrant et élaborer les réponses d’après les consignes des élus
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs et relayer l’information, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Gérer l’administration des dossiers spécifiques relatifs au domaine d’activité de-s Elu-e-s de rattachement
- Gérer les tâches administratives inhérentes à l’activité : suivre les parapheurs, organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Traiter les demandes particulières et proposer les réponses adaptées
- Travailler en équipe avec les autres assistant-e-s de l’unité, les suppléer selon les nécessités de services
- Selon l’organisation de l’unité, participer au suivi budgétaire et à la tenue de la régie d’avances en tant que régisseur suppléant du-de la coordinateur-trice
Bonnes connaissances de l’environnement professionnel, des techniques liées au secrétariat et des outils bureautiques
Bonne connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité
Connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales, contexte et enjeux de la collectivité
Connaissance des outils de tableaux de bord, de planification et de suivi
Connaissances des règles de base de la comptabilité publique et des règles de tenue d’une régie
Connaissances techniques :
Maîtrise d’Elise Courrier
Maîtrise des logiciels bureautiques tels que le Pack Office (word, excel, powerpoint)
Maîtrise de la messagerie Zimbra et de l’Intranet de la ville
Affectation : Unité des assistant-e-s des Elu-e-s en mairie.
Horaires de travail (susceptibles d’évoluer selon l’application des 1607 heures et l’harmonisation du temps de travail): du lundi au vendredi
Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
Le vendredi de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
Disponibilité requise : en soirée en fonction des besoins.
Sous l’autorité du Responsable hiérarchique et direct, le coordinateur F/H de l’unité, la Responsable N+2 : La Directrice Générale des Services et en lien fonctionnel avec le Cabinet du Maire
Vous contribuez à la mise en œuvre de la stratégie publique en appui avec les activités des élus.
Vous êtes en charge de l’assistanat administratif des Elu-e-s de la Municipalité. Vous assurez un soutien permanent et étroit des Elu-e-s de rattachement en matière de planification, d’organisation de leurs agendas, de communication avec les services de la ville et la population, au sein de l’équipe de l’unité.