Missions permanentes et spécifiques
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du pôle technique, le (la) secrétaire assistant(e) de gestion assure les missions suivantes :
1- Secrétariat du pôle technique
Assurer le standard téléphonique et l’ouverture du portail aux fournisseurs et aux partenaires
Assurer le secrétariat du service (suivi du courrier, réponse aux courriers et mails…)
Assurer le suivi des demandes et doléances en lien avec l’adjoint au directeur du pôle technique (saisie des demandes, établissement des fiches d’intervention, saisie des éléments après intervention, suivi des indicateurs)
Assurer le suivi des bons de commande : saisie des bons de commande, enregistrement des devis, envoi des bons de commande aux fournisseurs
Assurer le suivi des factures en lien avec le service comptable
Assister le responsable du pôle dans le suivi budgétaire
Être le référent Ressources Humaines au sein du pôle technique (appui des agents dans le dépôt informatiques des congés, établissement des éléments relatifs au suivi des astreintes des agents, relai des informations RH auprès des agents…)
Assurer l’interface entre les services administratifs de la mairie et ceux du centre technique municipal
2- Responsable du service entretien
Assurer la gestion et l’encadrement du service (4 agents de terrain)
Assurer le suivi de leurs missions, leurs plannings
Assurer les approvisionnements en produits d’entretien
Être l’interface des services de la ville et des partenaires sur les missions d’entretien
3- Référent évènementiel
Assurer l’organisation des collations (commande de boissons, nourriture et petit matériel) des évènements et manifestations organisés par la mairie (commémorations, vin d’honneur, inauguration…)
Planifier le personnel nécessaire au service des collations
Assurer l’interface entre les services de la mairie référent des événements (police, culture, communication) et avec l’équipe matériel pour la gestion des manifestations
Moyens mis à disposition :
Téléphone et ordinateur portable
Temps de travail :
35 h ou 39h hebdomadaires et 22 jours de RTT (+1 pour la journée de solidarité)
La fiche de poste constitue un descriptif synthétique du périmètre d’activité du poste. Elle précise les principales missions, les responsabilités et les éléments caractéristiques importants. De ce fait, elle n’est pas un inventaire exhaustif des tâches qui peuvent être confiées par le responsable hiérarchique direct.
L’agent pourra notamment être amené à assurer un renfort ponctuel de la responsable des hébergements.
Compétences / Exigences requises / Qualifications
Savoir :
- Travail en équipe et en transversalité
- Sens de l’organisation, réactivité, rigueur
- Manager une équipe
- Maîtrise de l’outil informatique : logiciel courrier, Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, ...)
- Disponibilité
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Faire preuve d'initiatives
- Motivation
- Savoir déléguer et contrôler le travail
Cluny, cité qui s’est développée autour de son abbaye bâtie en 910. Son activité n’a jamais faibli, et la petite cité de renommée internationale compte aujourd’hui plus de 5000 habitants. Elle attire chaque année plus de 150 000 visiteurs séduits par le patrimoine architectural mais aussi les loisirs, l’artisanat d’art et la gastronomie.
Vivre à Cluny, c’est pouvoir compter sur le dynamisme d’une commune riche en commerces, marchés, artisans, infrastructures et services. C’est aussi évoluer quotidiennement au cœur d’un paysage verdoyant et préservé, tout en restant à proximité de grands axes de communication.
Avec son École Nationale des Arts et Métiers, son école d’ostéopathie animale et ses différents établissements scolaires, Cluny est une ville-campus qui ne compte pas moins de 2000 élèves. Connue aussi pour être la ville du cheval, elle bénéficie du dynamisme d’Equivallée, structure qui autour du Haras national propose une centaine de manifestations équestres par an. Elle propose également une offre culturelle de qualité grâce à une salle de spectacle où vibre toute l’année une programmation éclectique, et à de nombreux festivals de danse ou de musique.
La ville de Cluny, en lien avec les sites clunisiens européens, est actuellement en cours de candidature au patrimoine mondial de l’UNESCO.
L’équipe municipale s’est engagée sur des projets ambitieux parmi lesquels on peut citer la rénovation de l’école élémentaire Marie Curie avec des objectifs forts en termes de performance environnementale, la construction d’un nouvel équipement sportif et la rénovation du COSEC existant, la rénovation du Centre Social, un programme de travaux sur des bâtiments historiques, les projets d’aménagement des espaces publics, la rénovation du mobilier urbain avec la mise en place d’îlots de fraîcheur, les projets de réfection de voirie avec mobilités actives, désimperméabilisation et végétalisation, le plan de rénovation de la piscine, la végétalisation du centre-ville, le plan de gestion différenciée des espaces verts, la sobriété énergétique des bâtiments publics, le programme de travaux sur les réseaux d’eau, la rénovation et l’efficacité énergétique de l’éclairage public.
La secrétaire , assistante de gestion du pôle technique est l'interface pour la mise en œuvre de la logistique de la commune