Missions principales
Administratives :
Accueil physique et téléphonique du public : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence – orienter vers les services et personnes compétentes – prendre des messages
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : rédaction ou mise en forme de courriers, mise en forme des rapports du secrétariat général
Suivi des invitations adressées aux élus
Gestion des déclarations d’arrivée et de départ
Rédaction des arrêtés du maire : arrêtés de circulation, débit de boissons, …, et tenue des registres
Gestion du recensement militaire
Gestion des inscriptions à l’école et demande de dérogations de secteur scolaire
Gestion et affichage des informations : diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein du service
Gestion des courriers
État civil : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée état-civil ou en cas de vacance de poste
Délivrance des extraits d’actes d’état civil
Primo connaissances en matière d’état civil afin de pouvoir renseigner le public ou selon le cas traiter la demande : Pacs, naissances (reconnaissances et transcription avis de naissances), mariages, décès, tables annuelles et décennales, rectification, changement de nom
Urbanisme : en soutien de la chargée d’accueil spécialisée urbanisme ou en cas de vacance de poste
Remise de formulaire et liste des pièces constituant le dossier – réception et enregistrement et suivi des dossiers
CCAS : en soutien de la responsable des affaires générales ou en cas de vacance de poste
Accueillir des requérants, orientation et conseil – proposition d’aide par le CCAS
Participer de manière générale activement à la mise en œuvre des missions et actions portées par le CCAS.
PEUT ÊTRE AMENÉ (E) À PARTICIPER À DIVERSES TACHES D’AIDE AU FONCTIONNEMENT DU SERVICE.
SAVOIR FAIRE/ CONNAISSANCES :
Connaissances dans le domaine de l’état-civil, de l’urbanisme, des divers services à la population
Maîtrise des outils de bureautiques et d’informatiques
Esprit d’observation, d’analyse et de synthèse
SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Savoir interpréter et exécuter les tâches confiées par sa hiérarchie
Avoir un bon esprit de synthèse
Savoir communiquer au sein d’une équipe
Capacité rédactionnelle
Capacité relationnelle par rapport à l’accueil du public
SAVOIR ÊTRE :
Rigueur
Sens des relations humaines
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Esprit d’équipe
La Ville de Hésingue recherche un·e agent d'accueil polyvalent à temps complet sous l'autorité de la responsable adminsitrative