I : Missions principales
• Accueil physique et téléphonique des usagers,
• Tenue du guichet unique (avec traçabilité),
• Gestion de l’Etat-civil dans son intégralité (voir ci-dessous),
• Délivrance d’imprimés et de renseignements liés aux services communaux,
• Délivrance de réponses de proximité, rédaction et envoi de documents administratifs,
• Coordination des opérations électorales (préparation et tenue des bureaux de vote),
• Coordination du recensement de la population,
• Gestion du portail famille (dossiers d’inscription à l’école, suivi des contrats, paiements, relances, payfip, impayés, prélèvement, quotient familial),
• Encaissement de recettes diverses (commune / CCAS),
• Classement et archivage,
• Gestion des demandes de location de salles et délivrance des clés (ou badges).
II. Gestion du courrier et diffusion de l’information
• Réception, enregistrement, distribution et expédition du courrier via la GED (logiciel ZEENDOC),
• Réception et orientation des appels téléphoniques et mails, prise de messages et de rendez-vous pour le service urbanisme,
• Actualisation régulière des supports de communication à l’accueil (papier ou numérique).
III. Fêtes et cérémonies (sous l’autorité fonctionnelle du Cabinet du Maire) :
• Coordination de l’organisation interservices des évènements menées par la Direction de l’Administration Générale et le Cabinet du Maire (fêtes locales, cérémonies officielles, commémorations, etc),
• Gestion de la logistique des évènements : réservations de salles et/ou espaces publics, commande de matériel, fournitures et prestations nécessaires avec suivi des devis et coordination avec les prestataires,
• Installation des équipements nécessaires (mobilier, sonorisation, décoration, etc) en lien avec les agents des services techniques le cas échéant,
• Gestion des demandes de médailles du travail, et gestion des stocks cadeaux (doudous, parure stylos, livres de mariage, etc).
IV. Etat-civil
• Préparation des dossiers de mariage et suivi (audition administrative, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention),
• Assistance aux élus lors des cérémonies de mariages (en rotation avec les membres de l’équipe),
• Constitution des dossiers de PACS,
• Traitement des reconnaissances anticipées,
• Gestion des opérations liées au domaine du funéraire (délivrance d’actes de décès, gestion du cimetière et autorisations diverses, achat de concessions),
• Gestion des anomalies d’état-civil (rectification d’actes),
• Traitement des légalisations de signature,
• Constitution des dossiers d’attestations d’accueil,
• Édition et délivrance des certificats de vie.
SAVOIR & SAVOIR-FAIRE
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels de la collectivité
• Maîtriser les techniques d’accueil du public
• Connaître et appliquer les règles relatives aux compétences communales en lien avec les activités du service
• Appliquer les procédures administratives de délivrance des actes d’état-civil
• Maîtriser les opérations liées aux scrutins électoraux (préparation, suivi et organisation)
• Maitriser l’outil informatique et la bureautique courante
• Maîtriser la langue française et ses usages dans l’administration (courriers, mails)
SAVOIR-ÊTRE
• Excellent sens du service public, de l’accueil de la population et du travail en équipe
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Capacité à travailler avec différents interlocuteurs
• Sens du contact et du dialogue, capacité d’écoute et de communication
• Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression orale et écrite
• Sens de l’organisation, réactivité, rigueur et méthode (priorisation des dossiers)
L’agent effectuera 1 ou 2 samedis dans le mois en alternance (hors période de vacances posées ou vacances scolaires). Les 3 heures par samedi travaillé seront récupérées, ainsi que les heures de présence pour les cérémonies de mariage.
Horaires pouvant être modifiées en cas de nécessité de service.
L’agent a pour rôle d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public.