ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
Vous tenez le standard et l’accueil de la Direction, en alternance avec l’équipe selon un roulement défini. Vous assurez également une permanence pendant la pause méridienne, selon les horaires établis, ainsi qu’une permanence à la journée en cas d'absence d’un collègue. Vous serez chargé(e) d’orienter les familles dans leurs démarches administratives et de répondre à leurs demandes.
ACTIVITES DE LA DIRECTION
Vous vérifiez les dossiers déposés par les familles, ainsi que la gestion et la saisie des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires (édition des documents d’inscription, saisie des éléments nécessaires). Vous serez également en charge du suivi des absences (certificats médicaux, sorties scolaires, grève) et des rendez-vous pour les inscriptions, ainsi que de la mise à jour des plannings de présence. Vous devrez assurer l’édition, la gestion et le contrôle des listings, et procéder aux relances en cas de listings manquants. Vous participerez ponctuellement à des manifestations (accueil des nouveaux habitants, service minimum d’accueil, etc.) et apporterez un soutien à la Direction pour diverses actions. Le poste comprend également des tâches de classement, d’archivage, d’envoi de courriers, ainsi que le traitement du courrier électronique et des demandes des administrés sur l’Espace Citoyen. Enfin, un lien permanent et quotidien sera établi avec les services annexes de la Direction (Restauration et Enfance).
GESTION ET PARAMÉTRAGE DU LOGICIEL MÉTIER en appui du Responsable de Service.
FACTURATION Vous êtes en charge de l’encaissement des règlements, de la gestion et de l’édition des factures. Vous éditez également les attestations fiscales, les attestations de présence et les factures.
Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service
Une expérience en accueil du public est souhaitée, avec une maîtrise de MS Office et du logiciel Métier Concerto. Vous devez faire preuve de sens du service public, de compétences relationnelles (empathie, gestion des conflits) et être capable de travailler en équipe et d’être polyvalent. La discrétion, la rigueur, la disponibilité et le respect du devoir de réserve sont essentiels. Vous devez également savoir gérer votre temps, hiérarchiser les priorités, et faire preuve de sens des responsabilités, d’adaptabilité et d’esprit d’initiative. Une volonté de se former et un comportement écoresponsable sont également requis.
Lieu de travail : Direction de l’Enfance et de l’Education
Temps de travail et congés : 36 heures (25 CA + 6 RTT)
Les + : Participation mutuelle ou prévoyance (Contrat labellisé), Forfait Mobilité Durable, CET, restaurant administratif, adhésion CNAS (www.cnas.fr), COS : service de billetterie à tarif réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles ...), bons rentrée scolaire.
Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.
Sous l’autorité du directeur, et rattaché(e) au responsable du service accueil gestion des inscriptions et facturation (AGIF), vous aurez en charge l’accueil du public et la gestion des inscriptions à l’école et des activités périscolaires et extrascolaires : restauration, accueil de loisirs périscolaires et extrascolaires pendant et hors périodes de vacances, études
dirigées et toute autre activité gérée par la Direction.