Postée il y a 4 heures
Sous l'autorité du Directeur Guichet Famille & Pôle Ressources, l'Agent travaille en étroite collaboration avec le Directeur en lui apportant une aide permanente, en termes d'organisation et de production de documents. Il participe activement au bon fonctionnement de la Direction en lien avec le Directeur.
Il assure le suivi de l'activité de la direction. Dans ce cadre, il développe les outils administratifs nécessaires avec les coordinateurs du Pôle ressources.
Il assure le lien avec la Direction Administration Générale et Gouvernance des Données (DAGGD) dont il est l'interlocuteur privilégié au sein de la DGA PE. Dans ce cadre, il assure le suivi des instances (conseils municipaux, comités...) auprès des directions de la DGA PE (échéances, recensement des points à inscrire à l'ordre du jour, transmission des documents avant / après...).
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction (en complémentarité du Guichet famille en charge de l'accueil des usagers)
- Centraliser et distribuer le courrier adressé à la direction
- Assurer la gestion des fournitures de la Direction
- Centraliser et suivre les demandes d'interventions informatiques et logistiques de la direction
- Organiser le temps professionnel du Directeur (gestion agenda, organisation déplacements et réunions, rappel informations importantes...)
- Suivre et centraliser l'activité de la direction (mise à jour des documents administratifs et tableaux de bord, rapport d'activité...)
- Effectuer la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement)
- Suivre et contribuer aux actions et manifestations organisées par le Guichet Famille et fait le lien avec la direction de la communication pour une mise en valeur des actions menées
- Assurer, en lien avec le Directeur, le Responsable du Guichet Famille et/ou les coordinateurs du Pôle ressources, le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles.
- Participer, sur un plan administratif, au suivi des dossiers sensibles de la direction avec les porteurs de projet concernés
Connaissances et aptitudes particulières :
- Être titulaire d'un diplôme de niveau 3 (BTS Assistant à l'action managériale) et/ou justifier d'une expérience significative sur des fonctions similaires
- Maîtriser les différentes formes de rédaction administrative (courrier, notes, compte-rendu) et les techniques de classement
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), les logiciels de gestion du courrier (Maarch), de suivi des interventions techniques (E Atal) et de suivi des incidents informatiques, le logiciel d'instruction des délibérations
- Maîtriser l'organisation administrative de la collectivité et des règles du formalisme administratif
- Avoir des notions juridiques
- Posséder des capacités d'organisation et d'anticipation
- Savoir se montrer polyvalent, réactif, disponible et autonome
- Posséder le sens de l'initiative
- Savoir identifier les urgences et importances des sujets et dossiers
- Justifier de qualités relationnelles
- Savoir travailler en équipe
Condition d'exercice et contraintes particulières :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la directrice
Fonctions sédentaires (travail dans un bureau)
Possibilité de télétravail 2 jours par semaine
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Sous l'autorité du Directeur Guichet Famille & Pôle Ressources, l'Agent travaille en étroite collaboration avec le Directeur en lui apportant une aide permanente, en termes d'organisation et de production de documents. Il participe activement au bon fonctionnement de la Direction en lien avec le Directeur.
Il assure le suivi de l'activité de la direction. Dans ce cadre, il développe les outils administratifs nécessaires avec les coordinateurs du Pôle ressources.
Il assure le lien avec la Direction Administration Générale et Gouvernance des Données (DAGGD) dont il est l'interlocuteur privilégié au sein de la DGA PE. Dans ce cadre, il assure le suivi des instances (conseils municipaux, comités...) auprès des directions de la DGA PE (échéances, recensement des points à inscrire à l'ordre du jour, transmission des documents avant / après...).