RESPONSABLE EVENEMENTIEL H/F

Les missions du poste

C’est en 2016 que l’aventure commence : trois entrepreneurs - Maxime, Nicholas et Victor décident de créer un acteur innovant du secteur de l’Immobilier d’entreprise avec une toute nouvelle offre sur le marché. Comet Meetings est né !

Imaginé pour répondre aux besoins des entreprises qui doivent se réunir (séminaires d’entreprises, comex, réunions stratégiques…), Comet Meetings conçoit des espaces de réunion et de séminaire inspirants et différents.

Situés dans les 2ème, 9ème, 12ème, 16ème et 17ème arrondissements de Paris, ainsi qu’à La Défense (Tour coeur Défense), Nanterre (Comet Arboretum), et très bientôt Levallois (Chateau Levallois), à Bruxelles (place Stéphanie) et à Madrid, les espaces conçus par Comet Meetings ont été pensés pour offrir un écosystème de services stimulant la productivité, la créativité et le bien-être de chaque participant. 

Nous avons fait une levée de fonds de plus de 30 millions d’euros en septembre 2020

Pour accompagner cette croissance et pouvoir continuer à recevoir nos clients variés et heureux qui viennent vivre une expérience particulière dans nos lieux incroyables, nous sommes à la recherche d’un.e Station Director Big Event. (un.e Responsable de Site). 

Missions

Sur le terrain, ce métier consiste à gérer de A à Z la logistique d’un événement, de sa prise en charge à la supervision des différentes étapes post-événement. Vous devez assurer la mise en place et le bon déroulement des opérations.

Rattaché.e à votre Ops Manager, vous êtes donc LE.A Responsable du site qui reçoit nos clients le jour J de leurs événements : vous gérez donc absolument tout au niveau opérationnel pour que tout soit prêt  : gestion des prestataires, booking des besoins hôtessariats, sécurité, accueil, lien avec l’équipe commerciale, management de votre équipe, supervision de la restauration, maintenance et logistique de votre site, etc. Vous interviendrez dans la gestion opérationnelle de séminaires, conventions, assemblées générales, salons, lancement de produit, soirées ou tout autre événement atypique et de grande envergure (à partir de 80 personnes). 

Vous êtes LA personne de l’équipe opérationnelle qui s’assure que le client vive un vrai  “WOW” lors de son évènement chez nous. 

Les principales missions

Vous serez en autonomie sur votre site, en collaboration constante avec l’équipe commerciale Big Event, et porterez la responsabilité de votre site dans son intégralité. 

Ce poste est éminemment opérationnel. 

En détails ?

Vous serez la.e Responsable de Site et donc totalement en charge des évènements qui ont lieu sur votre site, et donc vous aurez la responsabilité opérationnelle.  

> Vous dirigez, organisez et coordonnez l'ensemble des services et des prestations de votre site pour que les évènements des clients se déroulent au mieux. 

> Vous devrez vous assurer que nos clients soient bien accueillis et que leur expérience sur site soit la meilleure possible en répondant au maximum à leurs besoins et impératifs le jour de leur évènement. 

Pour ce faire, vous serez en charge de : 

Business : 

• Vous assurer que vous apportez votre savoir-faire et votre expertise dans l’organisation d’évènements et en faites profiter toutes les équipes (et essentiellement commerciale) 
• Vous assurer de la satisfaction du client :  vous êtes garant.e de la satisfaction client et du niveau de service rendu auprès des clients.tes 
• Gérer les relations avec le.a propriétaire du lieu (s’il y a lieu) 

Opérationnel : la planification opérationnelle, en lien avec la Team Commerciale, et l'exécution de bout en bout de tous les événements :

• Préparation soigneuse et rigoureuse des événements des clients (planning des équipes terrain, gestion des prestataires, mise en place de la logistique, etc.)
• En lien avec les fonctions commerciales et restauration, vous planifiez et orchestrez le déroulé des prestations vendues
• Suivant scrupuleusement le cahier des charges commercial, vous veillez à ce que tous les besoins du client soient pris en compte le jour J : infrastructures, matériel, équipe, prestataires, équipement, sécurité. 
• Vous assurez la préparation des installations et supervisez le suivi du matériel avant, pendant et après l’événement.
• Vous coordonnez la réalisation technique et logistique de l’évènement (achat,...)
• Vous contrôlez le bon déroulement du montage, du démontage et de l'ensemble de l’évènement (planning fournisseurs et prestataires, qualité, gestion des problèmes rencontrés)
• En cas de problème opérationnel pendant l’évènement, vous prenez les décisions nécessaires pour trouver une solution. 
• Vous coordonnez l'équipe interne et les prestataires externes qui interviennent dans la réalisation de l’évènement (sécurité, nettoyage, accueil, gardiennage, prestations techniques...)
• Vous assurez la gestion des flux et la signalétique
• Vous participez et assurez / faites assurer le suivi budgétaire de l'événement
• Vous assurez un rôle d’interface avec l'équipe de restauration

Le site au quotidien 

• De manière globale, vous assurez l’animation opérationnelle du site : vous garantissez la valorisation de votre site et de nos prestations grâce à un lieu et des services de qualité qui développent la fidélisation de la clientèle
• Vous gérez les stocks et les commandes
• Vous gérez le bon entretien et de la maintenance du site
• Vous entretenez des relations quotidiennes avec l’ensemble des prestataires qui viennent sur site
• Vous proposez et déployez (si cela est validé) des actions à mettre en place sur votre site 
• Vous garantissez le bon entretien et la gestion technique de votre site
• Vous assurez et faites assurer l’accueil des clients sur site
• Vous pilotez le suivi budgétaire et comptable de votre site : la gestion budgétaire de votre site (notamment les dépenses) en lien avec les équipes financières

Management 

• Vous gérez les plannings de votre équipe et contrôlez l’activité
• Vous participez activement aux recrutements
• Vous assurez la fixation, le suivi et l’évaluation de l’activité et des priorités de votre team
• Vous mobilisez et utilisez toutes les énergies disponibles pour vous assurer de l’atteinte des objectifs
• Vous assumez la montée en compétences techniques et comportementales de vos Team Members
• Vous intégrez de nouveaux collaborateurs
• Vous évaluez, à l’aide de nos outils, la performance individuelle et collective et de votre équipe (entretiens individuels, performance reviews, entretiens annuels d’évaluation…)
• Vous respectez et faites respecter des procédures administratives et opérationnelles et les moyens matériels mis à la disposition des collaborateurs

Profil 

Vous l'aurez compris : vous serez au cœur du réacteur et participerez activement à l’envolée de notre navette sur votre site !

Vous êtes la personne qu’il nous faut si :

Vous êtes énergique, enthousiaste, gai.e et curieux.se 

Pas vraiment besoin de diplôme spécifique pour faire de vous LA bonne personne : de Bac+3 Bac+5 en école de commerce, en hospitality ou en université

Vous avez 5 ans d’expérience minimum dans un poste équivalent ou avec des compétences transférables, et 2 ans d’expérience minimum dans le secteur de l’hôtellerie

Vous êtes THE personne qui aime l'événementiel, l'organisation et les imprévus : il n’y a jamais de problèmes, que des solutions

Vous êtes un caméléon et vous savez vous adapter à une multitude d’interlocuteurs (vos équipes, vos partenaires, vos prestataires, votre Direction…). Vous savez entretenir des relations managériales et opérationnelles saines

Vous êtes polyvalent.e et vous aimez ça

Vous êtes doté.e d’une grande rigueur et d’une belle capacité d'organisation car le site est grand et nous y recevrons beaucoup de monde et de grands comptes pour de grands évènements !

Vous avez une excellente communication, orale comme écrite en Français. L'anglais est un vrai plus

Vous aimez le terrain : vous en êtes issus ou vous l’avez toujours côtoyé de très près. C’est ce qui vous donne la féroce envie d’y être

Vous avez le sens des responsabilités et vous êtes solution-oriented : vous savez solutionner très vite les problématiques de vos équipes, de vos clients et de votre site afin d’assurer que nos prestations se passent au mieux

Vous excellez dans votre capacité à collaborer avec différents services avec une bonne humeur contagieuse

Vous avez envie de vivre une expérience unique dans une entreprise en pleine croissance et au sein de laquelle il fait bon travailler