Conseil Départemental de la Haute-Saône
Postée il y a 20 heures
Missions principales :
• Secrétariat du service : accueil téléphonique et physique, gestion et suivi du courrier
• Participation à l’écriture et au suivi des marchés : relecture, mise en forme, vérification de cohérence, suivi des lettres de commande, des ordres de service en lien avec le SAAJCP,
• Etablir le planning des astreintes des cadres de la DSTT
• Participation à la réalisation de documents budgétaires : Mise en forme, relecture, vérification de cohérence, des calculs, mise en place de tableurs…
• Participation à la réalisation des rapports à la commission permanente : mise en production en fonction de l’échéancier, rédaction / relecture et transmission
• Gestion des parapheurs : suivi, relecture avant/ après transmission (fautes, cohérence etc.)
• Participation aux activités et aux productions du service :
o Suivi des arrêtés de circulation
o Aide à la création de documents de présentation
o Participation au montage de dossiers de subvention et au suivi comptable et administratif des dossiers en lien avec la Direction adjointe administrative
o Participation à l’élaboration du dialogue de gestion, des rapports d’activité,
o Participation à la rédaction de conventions
o Rédaction des comptes rendus de réunions techniques
• Participation à l’amélioration de la production :
o Assurer l’écriture des process, leur mise à jour et leur application
o Établissement de trames de documents
o Aide rédactionnelle aux Divisions composant le service
o Participation en continu à la réflexion de l’amélioration de l’organisation du service et être force de propositions
• Participation à la gestion des agents du service :
o Gestion des heures supplémentaires, fiches de frais
o Participation à l’accueil des nouveaux arrivants
o Organisation des réunions de service
o Organisation des agendas, réunions, rencontres, revues de projets
o Participation à la déclinaison du projet départemental de l’administration (PAD) au sein du service
• Intendance générale du service
• Commande de la littérature technique et gestion documentaire
• Gestion de l’archivage (papier et informatique GED)
• Remplacements ponctuels à accueil de l’Espace 70
Compétences et profil
Bonne connaissance de l’environnement territorial et institutionnel, des partenaires publics et privés,
Connaissances juridiques et financières, des processus décisionnels des collectivités,
Connaissance de la réglementation en matière de commande publique (de la passation à l’exécution), de gestion budgétaire et financière,
Capacités rédactionnelles et de synthèse,
Maitrise avancée des outils de bureautique,
Capacités en matière de communication,
Très bon relationnel,
Autonomie,
Ouverture d'esprit,
Capacités d'écoute,
Sens de l'intérêt général et du service public,
Force de travail, réactivité et disponibilité,
Aptitude et goût du travail en équipe, du travail en transversalité,
Dynamisme, capacité d'initiative et de reporting,
Efficacité et rigueur.
Conditions et contraintes d’exercice – moyens mis à disposition
RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »
Prestations sociales :
- Participation à la prévoyance
- Adhésion au CNAS
- Titre restaurant avec participation employeur
1 ASSISTANT TECHNICO-ADMINISTRATIF (H/F)