Mairie de FLEURY-MEROGIS
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ACTIVITES PRINCIPALES :
Secrétariat général
- Assure le secrétariat des membres de la Direction générale
- Assure le suivi administratif des arrêtés et des décisions pour l’ensemble des services (transmission des actes au contrôle de légalité)
- Assure l’ouverture et l’enregistrement quotidien du courrier et organise sa répartition
- Etablit le registre des actes règlementaires (arrêtés, décisions et délibérations)
- Assure la gestion du courrier électronique de la boite « mairie »
- Assure le circuit des parapheurs en Direction générale
Service communication
- Elabore les bons de commande du service communication
- Assure le suivi du calendrier des manifestations
- Publie les actes administratifs sur le site internet de la ville
- Assure le suivi des congés du service communication
- Gère l’agenda de la Directrice communication
- Gère les demandes de reprographie
- Recherche de prestataire et demande de devis
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Participe au suivi des sinistres et des dossiers d’assurances
- Participe à la gestion du prêt des véhicules du pool (2 véhicules)
- Assure la distribution aux élus des dossiers d’instances municipales en l’absence du coursier
- Assure le retrait et l’affranchissement du courrier en l’absence du coursier
CONDITIONS STATUTAIRES :
Agent de catégorie C à temps complet (adjoint administratif)
MODALITES D’EXERCICE :
35 heures hebdomadaires sur 4.5 jours
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Maîtrise Word et Excel et création de tableaux de bord
- Techniques de secrétariat, qualités rédactionnelles
- Qualité d’accueil du public (physique et téléphonique)
- Aptitude à travailler dans l’urgence
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité et des instances municipales
- Connaissances des outils de gestion budgétaire (CIRIL)
- Disponibilité
- Travail en équipe
- Discrétion professionnelle absolue
- Disponibilité (besoins ponctuels en soirée en fonction notamment des instances)
- Permis B obligatoire
MISSIONS :
Sous la double autorité de la responsable du Secrétariat général et de la directrice de la Communication, l’assistant(e) de direction assure des missions de secrétariat pour les membres de la Direction générale.
Il/elle est chargé(e) en outre de tâches de gestion administrative des dossiers gérés par le Secrétariat général et le service de la Communication
RATTACHEMENT :
Responsable du Secrétariat général