Assurer l’accueil physique et téléphoniques sur le site d’accueil du Cottage
- Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prendre des messages
- Assurer l’accueil sur différents sites de la collectivité en cas de besoin (Mairie, …)
- Renseigner et orienter la personne vers le bon interlocuteur
- Gérer l’adresse mail du site (transmission des mails au bon service)
- Contrôler l’accès aux services et la circulation des personnes
- Gérer et afficher les informations au public
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Traitement et enregistrement des demandes ou réclamations des usagers
Missions Cottage – Labellisation Espace France Services
- Travail en équipe avec les agents du service EFS
- Apporter l’information de premier niveau à l’usager (accompagnement dans les démarches quotidiennes, savoir guider et répondre aux questions)
- Mettre à disposition et accompagner les utilisateurs à l’outil informatique (création d’adresse mail, impression ou scan de pièces nécessaires à la constitution de dossiers administratifs)
- Aider aux démarches en ligne (navigation sur sites, simulation des aides diverses, récupérer des documents en lignes, …)
- Conseiller et guider vers les partenaires réseaux en cas de dossiers complexes
- Assister et guider les usagers du point numérique
- Prendre les rendez-vous sur le site de la CAF pour le public
- Aider dans les démarches quotidiennes, outils de communications (A+) avec 9 opérateurs
- Suivi de l’activité détaillée Espace France Services (statistiques)
Réalisation de travaux bureautiques
- Enregistrement du courrier
- Gérer l’affichage du hall d’accueil
- Trier, classer et archiver des documents
- Coordonner les informations inter-services de l’établissement
- Planification des permanences des partenaires
Régies
- Assurer l’encaissement et la gestion de la régie scolaire en tant que mandataire simple
- Enregistrement quotidien des opérations monétaires
- Utilisation du logiciel CONCERTO
Savoirs :
- Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
- Connaître les règles administratives et comptables
- Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité
- Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet.
- Droits et obligations des usagers
Savoir faire :
- Qualités rédactionnelles
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Connaissance de l’outil informatique de base (Word, Excel)
- Connaissance du logiciel CONCERTO
Savoir être :
- Qualités relationnelles indispensables
- Etre à l’écoute et savoir analyser
- Bonne élocution, amabilité et politesse
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
- Faire preuve de discrétion, tenue au secret professionnel
- Être organisée
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence (gérer la demande selon l’urgence)
- Travailler en équipe
Caractère du poste : polyvalent
Contraintes du poste : Tenue vestimentaire correcte
Travail en bureau et guichet d’accueil
Horaires d’ouverture au public
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans
la relation au public
Journée continue possible
Relations fonctionnelles :
- Contacts directs et permanents avec le public
- Relations fréquentes avec l’ensemble des services
- Relations avec les partenaires (CAF, CPAM, …)
Moyens à disposition :
- Matériel informatique
Conditions de travail :
- Travail en équipe
- Polyvalence