Vous réalisez l'accueil physique et téléphonique du service , renseigner, orienter les usagers et administrés.
Vous suivez la réservation des salles municipales et des infrastructures sportives.
Vous suivez la réservation des minibus.
Vous traitez et assurez le suivi de demandes associatives avec les services concernés de la ville.
Vous traitez et suivez avec l'équipe l'administratif liés à la mise en œœuvre des manifestations ; les autorisations (débits de boisson, occupation du domaine public, ...). Rédaction des conventions, arrêtés, gestion des courriers (logiciel Elise).
Vous préparez des actes et suivi en lien avec les missions confiées (conventions, récurrences, minibus…)
Vous réalisez le secrétariat administratif du service : photocopies, courriers, reliures, classement, archivage, remise des clés…
Vous communiquez avec les associations sur les informations à transmettre (mise à jour des informations, rappel de la réglementation, envoi de justificatifs…)
- Vous possédez un diplôme/formation et/ou une expérience significative dans le domaine de l'administratif, secrétariat, en collectivité et dans le secteur associatif.
- Vous connaissez le fonctionnement, les procédures et l'organisation d'une collectivité. Vous possédez des aptitudes au traitement des demandes, à l'organisation.
- Vous connaissez l'environnement associatif (sportif, social, culturel..), la réglementation du secteur, loi 1901...
- Vous savez communiquer à l'écrit, rédiger des courriers et comptes rendus. Vous savez communiquer à l'oral, prendre la parole en réunion, accueillir et échanger avec les associations, collègues et partenaires.
- Vous maitrisez l'outil informatique, Word, messagerie Outlook, Excel, la reprographie... Vous êtes capable d'appréhender des logiciels métiers (GMA, Elise)
- Vous savez rendre compte à vos collègues et votre hiérarchie, vous travaillez en équipe et en autonomie.
- Impliqué.e, vous êtes disponible, participation aux manifestations du service ( forum associations,) diplomate et à l'écoute. Vous êtes en relation permanente avec les associations et partenaires et participez à l'image de la collectivité.
Sous l'autorité de la Direction du service vie associative et sportive vous réalisez les missions d'accueil et d'assistanat administratif.