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Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard
Réception, traitement et diffusion de l’information
Réalisation de divers travaux de bureautique
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Maîtrise de l’expression écrite et orale
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherches documentaires.
SAVOIR-FAIRE/SAVOIR-ETRE
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Agent en lien hiérarchique direct avec la secrétaire générale des services. En binôme avec un agent en charge notamment de l'état civil.
- Gestion partagée du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports…), tri, classement, archivage, numérisation…
- Gestion de l’agenda du Maire : suivi des plannings et agenda du Maire, inscription des rendez-vous, préparation des rendez-vous…
- Suivi et mise en forme de dossiers administratifs : gestion des plannings d’utilisation de la salle polyvalente, gestion de la politique d’archivage des documents administratifs…
, des conventions…