Postée il y a 17 heures
Missions :
• Assurer le traitement du courrier à l'arrivée et au départ de l'hôtel du département : trier, ouvrir, et distribuer le courrier dans les services; collecter, affranchir et regrouper par type et destination ;
• Réaliser la navette d'échange du courrier entre l'hôtel du département, la préfecture, le tribunal, la paierie départementale et les services départementaux situés à Evreux ;
• Procéder à l'enregistrement informatique du courrier envoyé à la collectivité en recommandé. Sensibiliser l'ensemble des services aux bonnes pratiques des envois postaux (adressage, affranchissement, bon contenant, ...). Assurer l'entretien des machines et leur bon fonctionnement. Assurer la gestion de stock des consommables et fournitures nécessaires pour les différents types d'envois postaux (stock d'imprimés pour envois en recommandé et contrats pour envois en nombre) ;
• Participer au travail administratif du bureau du courrier : gérer les contrats avec les prestataires pour l'ensemble des sites départementaux, commander les fournitures, rédiger des notes et courriers, concevoir et actualiser les statistiques et indicateurs, rédiger et actualiser les procédures de travail et le guide du courrier. Assurer en suppléance le traitement comptable des dépenses courantes, ainsi que la préparation du budget du bureau du courrier et le suivi de la consommation des crédits ;
• De manière ponctuelle afin de garantir la continuité du service, assurer l'accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, l’orientation ainsi que la transmission des alertes en cas d'incident et la gestion du système de sécurité incendie (SSI).
• Permis B indispensable, bonne condition physique (port de charge lourde) ;
• Vous êtes reconnu pour vos connaissances des compétences de la collectivité, des missions et de l'organisation des différents services, à défaut vous êtes pleinement en capacités de les détenir rapidement et connaissez les compétences des autres services publics ;
• Vous effectuez efficacement le tri, l'ouverture, la distribution, la collecte et l'affranchissement du courrier. Vous savez déterminer la catégorie d'affranchissement la plus appropriée à la nature de l'envoi, connaissez et maîtrisez les évolutions des offres postales ;
• Vous maîtrisez les outils de bureautiques et progiciels métiers (Expeditor, Kolok, IGDA).
• Vous savez travailler seul et en équipe, vous organiser et vous adapter, faire preuve de réactivité et respecter la confidentialité ;
• Vous détenez le sens du service public, des responsabilités. Vous êtes capable de développer des aptitudes visant à offrir aux usagers un accueil de qualité et de connaître les procédures applicables de la démarche qualité accueil.
Au sein de la Direction générale, vous assurerez la gestion, le tri, la distribution, le suivi du courrier, mais également la satisfaction des clients internes et externes ;
Révélez votre talent, rejoignez-nous !
Conditions d'exercice de l'emploi :
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (F/H) – catégorie C
Emploi situé à l'Hôtel du département à Evreux, horaires de travail de 7h45 à 11h45 et de 13h à 16h45 (modification ponctuelle possible en fonction des contraintes des prestataires du service postal, ou en cas de nécessité de service liée à l'absence imprévue des hôtesses d'accueil). Aptitude physique au port de charges lourdes, à la station debout prolongée et au maniement de chariot de distribution ;
Relations avec les différents services de la collectivité à l'occasion de la collecte et de la distribution du courrier et les prestataires du service postal ;
Plan de formation dynamique, complément indemnitaire lié à la réalisation des objectifs après 6 mois d'ancienneté, accès au restaurant administratif ;
Participation à la protection sociale (santé et prévoyance), possibilité de subventions pour gardes d'enfants, de chèques vacances, amicale du personnel (accès aux loisirs) ;
Jusqu'à 49 jours de congés et RTT cumulés.