- Suivre les chronos réception / expédition du courrier de la DGA ;
- Faire le nécessaire pour que les circuits de signature des parapheurs se déroulent dans le temps imparti ;
- Assurer la relance des actions qui doivent être menées en lien direct avec les élus ;
- Soutenir administrativement les services et directions de la DGA ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Accueil téléphonique
- Préparer les documents en lien avec les assemblées : suivi des points à l’ordre du jour, rédaction des projets de délibération, prise en charge de trois commissions thématiques ;
- Rédiger des notes de synthèse en lien avec les projets menés au sein de la DGA ;
- Assurer la gestion administrative courante de la DGA : suivi des congés, fournitures administratives, ordres de mission ...
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de la collectivité territoriale
- Règles de l’expression orale et écrite
- Connaître et respecter les obligations statutaires (devoir de réserve, discrétion …)
Savoirs faire :
- Organiser et planifier les réunions
- Rédiger les ordres du jour des commissions thématiques en concertation avec la directrice générale adjointe
- Respecter les délais de transmission des documents
- Maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Office …)
- Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
Savoirs être :
- Rigueur et organisation
- Autonomie, capacité d’adaptation à différentes situations
- Discrétion et confidentialité
- Se rendre disponible
- Travail en équipe, entretien de relations professionnelles positives avec ses collègues
- Goût du contact
Assurer les fonctions d'assistante de la Directrice Générale Adjointe et la gestion administrative des dossiers en lien avec la Direction Générale Adjointe.
- Travail en autonomie : Exécution des tâches de manière indépendante selon les priorités définies.
- Travail en équipe : Collaboration étroite avec les différents services et équipes internes.
- Relations inter-services : Interaction régulière avec d’autres directions et services de la collectivité.
- Relations externes : Communication avec des organismes externes (…).
- Relations avec les élus : Collaboration et échanges avec les élus dans le cadre des missions du poste.
Des réunions peuvent occasionnellement être programmées en soirée, selon les besoins de la Direction.