CTE COM. du Territoire de Lunéville à Baccarat
Postée il y a 21 heures
Activités principales :
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et informatique (courriels) de la Direction
• Suivi du courrier et renseignement des éléments nécessaires dans l’application dédiée (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et signatures, expédition, classement et archivage des documents).
• Réception, contrôler et préparer les parapheurs de courriers et documents. Veiller au respect des normes courriers (charte, circuits, validations, délais). Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents.
• Préparation et suivi des dossiers spécifiques ( commission d’exonération, matrice des coûts ..) sous la supervision du chef de service.
• Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance) et préparer les dossiers.
• Rédaction et mise en forme des courriers, des notes et divers documents.
• Suivi du circuit des signatures des notes émises.
• Préparation et suivi des délibérations en lien avec l’activité du service.
• Prise en charge en toute autonomie de certains dossiers et gestion des dossiers spécifiques confiés par le chef de service.
Volet financier :
• Le contrôle des données mensuelles en lien avec les tonnages de déchets et la validation des factures inhérentes par le chef de service, en lien avec le comptable gestionnaire,
• La participation à l'élaboration des documents budgétaires,
Activités secondaires :
• Assurer en cas d’absence ou d’afflux ponctuel une aide aux agents d’accueil du service.
• Bac à bac +2 en secrétariat, assistant manager ou équivalent.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques ( Word , Excel , Outlook et Powerpoint ).
• Maîtrise de la langue française (grammaire et orthographe).
• Capacités d'analyse et de synthèse.
• Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
• Organisation, autonomie et disponibilité.
Sous la responsabilité du chef de service, vous lui apportez, ainsi qu’à son adjoint, une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’information, de suivi de dossiers et de classement.
Vous avez en charge la gestion des contacts internes et externes de ces derniers. Vous assurez le secrétariat et avez en charge le suivi de certains dossiers transversaux.
Vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des départements du service ( ADT , accueil usagers ) et le prestataire pour la collecte : Veolia.