MISSIONS PRINCIPALES:
Sous l’autorité hiérarchique du DGS responsable du pôle « Services à la population » et de la Cheffe du service « Accueil-Etat Civil », vous serez chargé(e) d'assurer les missions suivantes :
Vous êtes le premier interlocuteur lors de la prise de contact avec la Collectivité
- Accueil du public : physique, téléphonique ou mailing
- Adaptation à la demande, compréhension du besoin et accompagnement dans la démarche
- Gestion des appels entrants et du standard téléphonique, avec orientation et transfert d’appel vers les autres services et partenaires.
- Assurer la veille administrative, connaissance des réalisations et suivi de démarche et recherche des réponses adaptées
- Récupération et diffusion de l'information inter-service
- Participation à des tâches administratives courantes, gestion de calendrier, planning prise de rendez-vous ou envoie de mail
- Gestion du courrier entrant/sortant : tri du courrier, enregistrement sur logiciel métier, retrait et envoie à la poste, rédaction de réponse de premier niveau.
Activités principales et quotidiennes :
- Ouverture et fermeture de l’accueil public de la Mairie
- Présence physique, téléphonique et correspondance écrite ou numérique.
- Renseignement de l’usager avec des informations de premier niveau sur les activités et compétences de la ville par les différents canaux de communication énoncés.
- Propose une réponse adaptée et claire à la demande
- Peut être amené à proposer et réaliser un accompagnement des usagers dans leurs démarches auprès des services de la Ville, de la Métropole, voir des services de l’Etat.
- Gestion des plannings des salles
- Filtrage des appels
- Gestion du courrier : connaissance des partenaires, choix dans l’attribution et l’orientation vers le service en fonction de la procédure établie, vérification des envois, etc.
Activités secondaires :
- Soutien à l’équipe chargée de la gestion de l’état civil de la Mairie de Chamalières
- Soutien à l’organisation des élections locales
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Poste à temps complet à pourvoir au 09/04/2025
- Horaires : du lundi au vendredi suivant les horaires d’ouverture du service et permanences du samedi matin (1 tous les 4 à 5 semaines)
- Travail en binôme, organisation du temps de travail et des congés à prévoir avec son collaborateur et en fonction des nécessités du service.
- Avantages sociaux : Adhésion CNAS, COS, participation de la collectivité aux mutuelles santés et prévoyance, remboursement à 75% des frais de transport(s) en commun, Compte Epargne Temps, tickets restaurant, politique de formation soutenue.
- Rémunération sur la base des grilles indiciaires + régime indemnitaire.
Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap
PROFIL RECHERCHÉ :
Bonne présentation et bonne élocution
Capacité d’écoute et de reformulation de la demande
Maitrise des outils informatiques et des logiciels associés
Utilisation constante des ordinateurs et capacités à s’adapter à différents logiciels
Maitrise du standard, compétence en accueil téléphonique et filtrage des appels
Discrétion et respect envers les personnes
Disponibilité et sens du service public
DESCRIPTIF DE L’EMPLOI :
La ville de Chamalières emploie près de 350 agents municipaux dans une large gamme de métiers et de statuts.
Son service « Accueil – Etat Civil » représente le point d’entrée principal des usagers avec les services de la Ville de Chamalières. Son activité principale réside dans l’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. En particulier, il a en charge la gestion de l’état civil, l’instruction et la délivrance des cartes nationales d’identité et passeports, l’organisation des élections, le recensement et la gestion de l’accueil de la population en Mairie. Dans la perspective du départ de l’un de ses collaborateurs, la ville de Chamalières recrute un agent d’accueil en charge de la gestion de la relation aux usagers mis en place par la collectivité.
Vous avez le sens du service public et recherchez un poste en lien direct avec le public, disposez de compétences dans la gestion des activités générales et transversales d’accueil et d’accompagnement des usagers, l’état civil d’une commune et l’organisation des élections, rejoignez notre équipe !