Responsable Administratif de département F/H - UFR LLCE - Département DEHHA - Université Toulouse Jean Jaurès

Les missions du poste

1/ Coordonner l’ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l’offre de formation proposée par le département :

• Mobiliser, manager les 3 agents et coordonner leur activité

• Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live.

• Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées

• Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus

• Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier

• Elaborer l’ensemble des calendriers d’examens et les modalités d’organisation administrative et matérielle des épreuves

2/ Assurer la gestion administrative du département, de l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme, en lien avec la direction du département et le Responsable Administratif et Financier de l’UFR :

• Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.

• Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.

• Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l’élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.

• Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.

3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l’UFR.

• Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21 000 € en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel

• Suivre l’enveloppe budgétaire allouée au département sur les centres de coûts

• Superviser ou établir des demandes d'achat à l'attention de la gestionnaire financière de l’UFR

4/ Contribuer à la communication interne et externe des activités du département

• Communiquer et entretenir les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes

• Veiller à mobiliser les outils de communication les plus pertinents pour la diffusion des informations devant être obligatoirement connues par les étudiants.

• Systématiser un mode de communication et d'information vis-à-vis du public étudiant: mise en ligne sur l'ENT, IRIS, site web du département

• Participer à la création de supports de communication (flyers, affiches etc.)

• Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique

Le profil recherché

Savoirs :

• Réglementation de base des domaines traités: scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante

• Règlementation et procédures de la scolarité

• Fonctionnement de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche

• Règlementation régissant l'organisation de l'enseignement supérieur au regard des statuts des enseignants et enseignants-chercheurs

Savoirs faire :

• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d’activité : APOGEE, CELCAT, SAGHE, CELCAT Live, Ksup

• Concevoir des tableaux de bord

• Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués

• Manager, mobiliser et coordonner

• Assurer un rôle de veille, de contrôle et de conseil administratif auprès de la direction du département

Savoir-être :

• Rigueur et de fiabilité

• Hiérarchisation des priorités

• Autonomie

• Organisation

• Réactivité face aux imprévus

• Bon relationnel

• Capacité à construire un réseau relationnel et de l'utiliser comme aide et support à son activité

• Adaptabilité

L'entreprise

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d’arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche…

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche (UFR), 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

L'UFR Langues, Littératures et Civilisations étrangères (LLCE) met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.

Le Département d'Etudes Hispaniques et Hispano-américaines (DEHHA) met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans son champ disciplinaire en élaborant les demandes d’accréditation des diplômes, en assurant la mise en œuvre de l'offre de formation, des contrôles et des examens, des dispositifs d’orientation, de soutien et d’innovation pédagogique. Il participe également à la mise en œuvre de la politique scientifique de l’Université, en liaison avec les unités de recherche et l’UFR de rattachement.

Vous intégrerez une équipe de 50 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au RAF de l’UFR.