Territoire d'Energie Hautes-Alpes SYME05.
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L’agent devra réaliser les missions suivantes relatives au poste.
• Aide au service des marchés publics : Gestion des commandes et achats de toutes fournitures, Suivi des contrats de maintenance, suivi des commandes
• Aide au secrétariat général : préparation des instances délibérantes, groupement d'achat et assurances
• Aide au secrétariat de direction : alimentation du site internet, réunion de collèges
• Accueil du public les lundis et mardis
• Archivage dossiers techniques
• Aide ponctuelle au service technique et TE
Missions relevant du service administratif : (en cas d’absence du binôme)
• Enregistrement du courrier : dématérialisation et enregistrement informatique.
• Enregistrement tri et transfert des mails
• Suivi des véhicules de la collectivité
• Gestion des commandes et achats de toutes fournitures
• Suivi des différents contrats maintenance
• Suivi, classement de la presse
• Archivage
• Tenue salles de réunions
• Aide au secrétariat général
• Aide au service R.H
• Aide ponctuelle à tous les services administratifs (pôle direction, pôle communication, pôle finances)
Et toutes autres tâches nécessaires à l’organisation générale des services
Les « savoirs » :
Niveau BAC demandé.
Connaissances des collectivités territoriales et des règles administratives.
Les « savoir-faire » :
Bonne maîtrise des outils informatiques :
• Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access)
• Internet/messagerie
Les « savoir-être » :
• Aisance relationnelle (contacts directs avec le public, les entreprises, prestataires, institutions)
• Discrétion
• Autonomie
• Réactivité
• Rigueur et méthode
• Aptitude au travail en équipe
• Amabilité
La personne devra assurer les missions principales suivantes :
Accueil physique du public ;
Accueil téléphonique ;
Gestion des tâches liées aux courriers ;
Dématérialisation des documents ;
Soutien à l’ensemble des tâches administratives
Sous la responsabilité de la secrétaire générale