Postée il y a 3 jours
Missions principales:
1.Accueil physique et téléphonique du public du Kiosque famille
• Renseignement et orientation du public
• Gestion du courrier, des mails, des réclamations et du portail famille (Technocarte)
• Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les professionnels concernés
• Accompagnement dans les démarches administratives
• Gestion et affichage d’information
• Adaptation de l’accueil au public en difficulté sociale
• Encaissements de la polyfacturation (TPE)
2.Soutien aux missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
• Inventaires (pharmacie, clés…)
• Création et utilisation de fichiers de suivi
• Courses ou livraisons ponctuelles
• Déclarations diverses
• Aide à la saisie des congés dans le logiciel métier RH (CIRIL)
• Classement
3. Missions liées à l’organisation du pôle
• Demandes d’interventions techniques pour les bâtiments du pôle vie la logiciel Symphonie (Astech) en l’absence des agents attitrés
• Polyvalence sur la gestion des plannings des salles, des véhicules (plannings, états des lieux, remises des clés)
Missions spécifiques:
• Suivi de l’activité du kiosque famille et recueil de données statistiques
• Polyvalence avec les autres agents d’accueil du kiosque famille pour les missions d’accueil, de rdv inscriptions et dérogations scolaires, entretien cocoon (accueil du jeune enfant) - notamment en période d’absences.
• Binôme de la coordinatrice des communautés éducatives sur la saisie des demandes d’interventions pour les écoles
CONTRAINTES:
• Travail sur écran en bureau et guichet d’accueil
• Discrétion et secret professionnels et devoir de réserve
• Pics d’activités liés aux périodes d’inscriptions, de paiements, rentrée scolaire…
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation du public
• Grande polyvalence dans les missions
• Tenue vestimentaire et hygiène corporelle adaptées
• Déplacements réguliers
SAVOIRS:
• Organisation de la collectivité
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Techniques et outils de communication, de médiation et de négociation
• Techniques de secrétariat et maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
• Techniques de capitalisation et de classement des documents
• Techniques de recherche d'information
• Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
• Orientations et missions des services sociaux
• Logiciels métier
• Gestion d’une caisse
• Maîtrise des modes de paiements (numéraires/espèces, CESU, chèques, carte bancaire, prélèvement automatique…)
• Maîtrise des logiciels métiers (Technocarte, Astech, Ciril RH)
SAVOIRS FAIRE:
Accueil physique, téléphonique et numérique du public
• Accueillir le public avec amabilité et efficience (évaluer le degré d’urgence de la demande, orientation vers le bon interlocuteur)
• Connaître, respecter et savoir expliquer les procédures internes au service
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
Accompagnement dans les démarches administratives
• Recueillir la demande de l’usager
• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• Demander des pièces complémentaires
• Vérifier la conformité des dossiers
Fonctions d’encaissement
• Encaisser les paiements
• Établir l’arrêté de caisse quotidien
• Rendre compte au régisseur principal
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents par tout moyen
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Soutien au missions polyvalentes du service scolaire-périscolaire
• Connaître l’organisation et les missions du service scolaire et péri-scolaire
• Connaître la répartition des établissement (écoles, ALSH…)
• Connaître les différents métiers représentés dans ce service et leurs missions (ATSEM, animateur, agent d’entretien restauration, directeur ALSH…
• Connaître les bases d’un inventaire
Missions liées à l’organisation du pôle
• Maîtriser la gestion de plannings multiples sur outlook
• Respecter les procédures de mise à disposition de salles et de véhicules
• Maîtriser le logiciel de demandes d’interventions et connaître les bâtiments afin de rendre la demande la plus lisible possible pour les services techniques
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents
• Savoir expliquer et faire respecter les règles d’utilisation des salles et des véhicules tout en restant courtois
SAVOIR ETRE:
• Qualités relationnelles : amabilité, constance, bienveillance, empathie,
• Sens de l’équité
• Sens de l’accueil
• Discrétion, sérieux et rigueur
• Réactivité
• Polyvalence
• Capacité d’adaptation
• Faire preuve de bienveillance et de courtoisie en toute circonstance
DIPLOME REQUIS:
• Niveau BAC secrétariat, accueil
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