II - MISSIONS
1/ Traitement du courrier et secrétariat du service :
Vous êtes garante de la bonne exécution des tâches administratives du service et en assurez le secrétariat.
Vous êtes la référente OPEN Courrier. A ce titre, vous supervisez l'activité confiée à l'agent dédié. Vous informez votre hiérarchie des priorités à traiter, et rédigez des courriers de réponses en lien avec l'adjointe du service. Vous veillez également à ce que les courriers préparés par l'agent en charge du traitement du courrier soient conformes avec la charte graphique.
Vous êtes en charge du classement des documents et de leur archivage (papier et informatique).
Vous assurerez le secrétariat de l'élue déléguée au Logement et à l'Habitat (courriers appels occasionnels).
2/ Suivi des tableaux de bord et de reporting :
Vous veillez à ce que les outils de suivi, tableaux de bord et de reporting soient correctement renseignés et tenus à jour (suivi des attributions, permanences, habitat indigne, ...).
3/ Accueil du public sur RDV en cas de besoin :
Vous renseignez les usagers sur les démarches à effectuer pour demander un logement social et les pièces à fournir. Vous les orientez vers les partenaires, et recueillez les éléments nécessaires à la mise à jour de leur dossier sous PELEHAS. Vous participez à la tenue des tableaux de suivi ad hoc (accueil physique au bureau du CCAS sur RDV, accueil téléphonique le cas échéant le matin en cas d'absence des agents concernés).
4/ Missions annexes en binôme avec l'adjointe du service :
Gestion administrative des congés, gestion de l'agenda et des messages à l'attention de la responsable du service.
Vous pouvez être amené à vous déplacer pour des réunions. Vous veillez à la continuité du service et à la circulation des informations au sein de l'équipe.
III - QUALITES REQUISES
- Rigueur, esprit d'initiative et d'équipe, autonomie, discrétion, réactivité et discernement,
- Sens de l'organisation et du service public, qualités relationnelles et d'écoute, adaptabilité aux différents publics,
IV - COMPETENCES DEMANDEES
- Culture administrative indispensable et expérience sur un poste d'accueil appréciée
- Maîtrise des outils informatiques : traitement de texte (Word), tableur (Excel), Publipostage
- Compétences rédactionnelles
- Maîtrise de l'analyse du caractère d'urgence des sollicitations et gestion des priorités
La connaissance du milieu HLM, des réseaux sociaux, des cités et des populations fragiles serait un plus, ainsi que la connaissance de la réglementation afférente au logement social.
I - ENVIRONNEMENT
Au sein de la Direction Aménagement et Gestion du Patrimoine, vous êtes l'assistant(e) du service Logement - Habitat. Vous assurez plus particulièrement le secrétariat du service et vous êtes la référente OPEN Courrier. Vous assurez le suivi et la mise en place des tableaux de bord et de reporting pour la Responsable du service.